अडथळ्यांवर मात (थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्स)

 

 

दीपक देवधर : प्रभुदेसाई सर, तुमच्या कंपनीमध्ये थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्स या संकल्पनेचा अवलंब करावा असे तुम्हाला का वाटले?

पराग प्रभुदेसाई : बुलोज पेंट इक्विपमेंट प्रा. लि. ही कंपनी सरफेस कोटिंग क्षेत्रात अगदी स्टँडर्ड गनपासून ते 'टर्न की' प्रोजेक्टमध्ये काम करते. ठाणे आणि पुणे याठिकाणी मॅन्युफॅक्चरिंग प्लँट असून आमची अॅक्वा क्लीन सिस्टिम्स प्रा. लि. ही दुसरी कंपनी पार्ट्स क्लीनिंगच्या संदर्भात काम करते. 

आमच्याकडे सर्वात मोठी समस्या ही आहे की, आम्ही उत्पादांच्या निर्मितीबरोबरच विविध प्रकल्पही पूर्ण करीत असतो. स्प्रे गन, प्रेशर फीड कंटेनर, पेंट शॉप ही आमची स्टँडर्ड उत्पादने आहेत. आम्ही पेंटिंग प्लांटचे टर्न की प्रोजेक्ट करतो. प्रत्येक ग्राहकानुसार प्रत्येक प्रकल्प वेगवेगळा (कस्टमाइज्ड्) असतो. त्यामुळे उत्पादने आणि प्रकल्प या दोन्हीकडे आम्हाला एका नजरेने बघता येत नाही किंवा तसे बघणे योग्यही ठरणार नाही.

अनेकदा मटेरियलची कमतरता असायची, तर केव्हा जास्त मटेरियल असायचे. आमच्याकडील इन्व्हेंटरीवर नियंत्रण नव्हते आणि बहुतेक सर्व बिलिंग दरमहा शेवटच्या आठवड्यात व्हायचे. आम्ही आमच्या डीलरला आग्रह करायचो की, तुम्ही आमची उत्पादने घ्या आणि या सर्वामध्ये आमचा रोख पैशांचा प्रवाह (कॅश फ्लो) अडचणीत यायचा. माहिती व्यवस्थापनासाठी आमच्याकडे एक्सेलमध्ये काम करणारी व्यवस्था होती. जरी आमच्याकडे ERP प्रणाली असली तरी, त्याचे इंटिग्रेशन चांगले नव्हते. त्यामध्ये एंट्री व्यवस्थित होत नव्हत्या. हे झाले उत्पादासंदर्भात. प्रकल्पासंदर्भात सांगायचे झाले तर, कोणताही प्रकल्प आपल्याकडे जेव्हा येतो तेव्हा तो ग्राहकाला अपेक्षित असलेल्या वेळेमध्ये देणे हे पहिले कर्तव्य असते. त्यासाठी त्यातील प्रत्येक कामाची वेळ (टाइमलाइन) आपल्याला निश्चित करावी लागते. ते मोठे आव्हान असते. त्यासाठी कोणत्याही कंपनीमध्ये 2 प्रकारचे प्रवाह असतात, एक म्हणजे डॉक्युमेंट फ्लो आणि दुसरा म्हणजे मटेरियल फ्लो. हे दोन्ही प्रवाह जर एकत्र बरोबर जात असतील तरच तो उत्पाद किंवा तो प्रकल्प वेळेत होतो.

सचिन शेटे आणि यज्ञ आंत्रप्रन्युअर्सच्या टीमबरोबर चर्चा केल्यानंतर आमच्या असे लक्षात आले की, ही सर्व व्यवस्था नीट करणे गरजेचे आहे आणि यासाठी त्यांची टीम आमच्याबरोबर काम करून अपेक्षित बदल घडवून आणण्यास बांधील आहे. म्हणून आमच्या कारखान्यात थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्सचा अवलंब करण्याचे ठरविले. 

दीपक देवधर : सचिन सर, बुलोज कंपनीमधील समस्या तुमच्यासमोर आल्यानंतर त्या समस्यांवर तुम्ही कशा पद्धतीने विचार केला? त्यानिमित्ताने थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्स म्हणजे नक्की काय हेदेखील आम्हाला थोडक्यात सांगा. 

सचिन शेटे : बुलोज कंपनीमध्ये असलेल्या सर्व समस्या पाहिल्यानंतर आमच्या हे लक्षात आले की, त्यांच्या सगळ्या समस्यांमध्ये एक धागा (लिंकेज) आहे. त्याचे कॉज अँड इफेक्ट अॅनालिसिस केले. त्यामधून आम्हाला त्यांच्याकडील समस्येचे मूळ कारण (रुट कॉज) मिळाले. समस्येचे मूळ कारण प्रॉडक्शन मॅनेजरसमोर असलेल्या द्वंद्वात असल्याचे आमच्या लक्षात आले. त्याला एकीकडे मॅनेजमेंटला समाधानी ठेवण्यासाठी जास्तीतजास्त गनची निर्मिती करावी लागत होती, तर दुसरीकडे ज्या ग्राहकाची बॅच साइज कमी आहे, जसे की, 5 किंवा 7 गनची ऑर्डर आहे. त्याला वेळेत त्याची ऑर्डर पोहोचविणे हेही साध्य करावे लागत होते. मॅनेजमेंटला समाधानी ठेवण्यासाठी त्याला जास्तीतजास्त गनची निर्मिती करणे हा एक पॅरामीटर झाला. म्हणजे तिथे त्याला मशीनची कार्यक्षमता कायम अॅक्टिव्हेट करावी लागते. परंतु दुसऱ्या बाबतीत विचार केला तर, जेव्हा छोट्या बॅच साइजची ऑर्डर येते, तेव्हा ते कामदेखील वेळेवर पूर्ण करणे ही त्याची जबाबदारी असते. अशा समस्येमध्ये तेथील प्रॉडक्शन मॅनेजर अडकला होता. त्यामध्ये आणखी एक कारण असेदेखील लक्षात आले की, आपल्या उद्योगक्षेत्रामध्ये अशी प्रथा आहे की, जे मटेरियल आहे ते पुश करायचे. यामुळे जे मटेरियल उपलब्ध नाही त्याच्याशी संबंधित उत्पादन मागे पडते.

 

या सर्वाचा विचार करून आम्ही एक उद्दिष्ट ठरविले. बुलोजमधील उत्पादांचा लीड टाइम (लीड टाइम म्हणजे ऑर्डर मिळाल्यापासून ती डिस्पॅच करण्यापर्यंतचा कालावधी) कमी करणे. लीड टाइम कमी केला की आपोआपच जास्तीतजास्त क्षमता मोकळी होते. बुलोजमध्ये ऑन टाइम परफॉर्मन्सचा दरही अपेक्षेपेक्षा थोडासा कमी होता. लीड टाइम कमी केल्याने आपली उपलब्धता, ड्यू डेट परफॉर्मन्स आणि क्षमतादेखील वाढणार आहे.

 

प्रकल्पांसंदर्भातदेखील आम्ही खोलवर विश्लेषण करण्याचा प्रयत्न केला आणि तिथे असे लक्षात आले की, त्यांचा डिझाइन विभाग ज्या वेगाने (पेस) काम करेल, त्यानुसार त्यांचे आउटपुट वाढणार आहे. त्यामुळे डिझाइन विभागामध्ये सुधारणा करण्याचे आम्ही ठरविले. त्यानुसार आम्ही नियोजनाला सुरुवात केली. या सर्वांसाठी ही थिअरी कशी स्थापित केली त्याविषयी आता आपण बोलू. पण तत्पूर्वी थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्स या सिस्टिमविषयी थोडक्यात बघू.

 

थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंटस ही होलिस्टिक थिअरी आहे. समस्येचे कारण आणि त्याचा होणारा परिणाम (कॉज अँड इफेक्टचे रीलेशन) समजून घेऊन, मुख्य समस्येवर फोकस करा, कन्स्ट्रेंट सोडून इतर कशावरही लक्ष देऊ नका असे ही थिअरी सांगते. एकदा का कन्स्ट्रेंट काय आहे ते लक्षात आले की, या थिअरीचा प्रत्यक्षात अवलंब करायला अतिशय सोपे जाते.

कोणत्याही उत्पादन साखळीचा जेव्हा आपण विचार करतो, तेव्हा एका मशीनमधून येणारे आउटपुट, दुसऱ्या मशीनसाठी इनपुट असते. दुसऱ्या मशीनचे आउटपुट तिसऱ्या मशीनला दिले जाते. जशी कुठल्याही साखळीची क्षमता तिच्यातील सर्वात कमजोर कडीवरून ठरते तशी कारखान्याची कार्यक्षमता त्यातील सर्वात कमी क्षमतेच्या इक्विपमेंटवर अवलंबून असते. त्या कमी क्षमतेच्या मशीनच्या आसपास आपल्याला बरेचसे मटेरियल रांगेत (क्यू) असलेले दिसते. म्हणजेच ज्याची क्षमता तुलनेने इतरांच्या क्षमतेपेक्षा कमी आहे तो झाला आपला अडथळा म्हणजेच कन्स्ट्रेंट. ही संपूर्ण थिअरी या कन्स्ट्रेंट्सवरतीच आधारित आहे. प्रथम अडथळा (कन्स्ट्रेंट) कोण/काय आहे ते प्रथम शोधा. कारखान्यात जी सुधारणा करावयाची आहे, ती करण्यासाठी फक्त कन्स्ट्रेंटवरच लक्ष केंद्रित करा. इतर ठिकाणी तुम्ही लक्ष केंद्रित केले तर, ते व्यर्थ ठरेल. कन्स्ट्रेंट समजल्यानंतर नफ्याच्या दृष्टिकोनातून तो कन्स्ट्रेंट नाहीसा करण्याऐवजी त्याचे व्यवस्थापन कसे करावयाचे याविषयी ही थिअरी मार्गदर्शन करते. 

शोधलेल्या कन्स्ट्रेंटचे व्यवस्थापन करण्याच्या दृष्टीने 5 फोकसिंग स्टेप्स या थिअरीमध्ये सांगितलेल्या आहेत. 

1. प्रथम कन्स्ट्रेंट कोठे आहे ते शोधा. 

2. तो कन्स्ट्रेंट कसा एक्स्प्लॉइट करायचा हे निश्चित करा. याचाच अर्थ की, त्याला 100% कसे वापरता येईल ते पहा. 

3. सबॉर्डिनेट एव्हरीथिंग एल्स. इतर सर्व मशीन जिथे जिथे जास्त क्षमतेने काम करीत असतील, त्यांचा वेग कमी करा आणि कन्स्ट्रेंटसाठी आवश्यक असणाऱ्या वेगाने इतर सर्व गोष्टी काम करतील हे निश्चित करा. ही पायरी थोडीशी अवघड आहे परंतु ती करणे अनिवार्य आहे.

4. त्यानंतर ऑर्डरची संख्या आणि उपलब्ध क्षमता यामध्ये अजूनही तफावत असेल तर, शोधलेल्या कन्स्ट्रेंटची क्षमता वाढवा. 

5. वरील सर्व पायऱ्या पूर्ण केल्यानंतर जर तुम्हाला वाटले की, आधी शोधलेला कन्स्ट्रेंट आता नाही. तर अशावेळी वरील पायऱ्यांचा पुन्हा अवलंब करा, जेणेकरून दुसरा काही कन्स्ट्रेंट आला असेल तर तो शोधता येतो. 

थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्समध्ये थ्रूपुट, गुंतवणूक आणि ऑपरेटिंग एक्स्पेन्सेस हे तीन 3 प्रमुख घटक आहेत. थ्रूपुट म्हणजे वस्तूची किंमत वजा फक्त व्हेरिएबल खर्च. ज्या दराने ऑपरेटिंग एक्स्पेन्सेस वाढतात, त्याच्यापेक्षा कितीतरी जास्त दराने थ्रूपुट वाढला पाहिजे असे आम्ही सांगतो. ऑपरेटिंग एक्स्पेन्स एका ठराविक मर्यादेपर्यंत कमी करता येऊ शकतो, परंतु तो शून्य करता येऊ शकत नाही. त्यामुळे आम्ही थ्रूपुट वाढविण्यावर अधिक भर देतो. हे करताना ऑपरेटिंग कॉस्ट स्थिर राहिल्या पाहिजेत आणि गुंतवणूक कमी झाली पाहिजे. कमीतकमी इन्व्हेंटरीमध्ये जास्तीतजास्त उत्पादन करता आले पाहिजे, याकडे आम्ही अधिक लक्ष देतो. या थिअरीचा वापर करून आपल्याला कॅश जनरेशन करता येऊ शकते. आपण लीड टाइम कमी करतो म्हणजेच प्लँटची क्षमता वाढवितो. जर एखादी ऑर्डर तुम्ही 10 दिवसांत पूर्ण करू शकत होता आणि आता ती 7 दिवसांत पूर्ण करीत असाल, तर शिल्लक राहिलेल्या 3 दिवसांमध्ये तुम्ही जास्तीच्या ऑर्डर पूर्ण करू शकता आणि त्यामुळे तुमचा कारखाना जास्त कॅश जनरेशन करू शकतो.

कॅश जनरेशनचा विचार करताना थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्सचा वापर करून ते कसे करावयाचे याविषयी मी सांगतो. प्रथम म्हणजे ड्यू डेटवरून सगळ्या प्रॉडक्टच्या ऑर्डरचा प्राधान्यक्रम (प्रायोरिटी) ठरविणे. त्याच क्रमाने सगळ्या ऑर्डरवर काम करणे. ड्यू डेटवरून आपल्याला हे स्पष्ट असते की, कोणत्या तारखेला आपण निश्चित केलेल्या कन्स्ट्रेटमधून त्या उत्पादावर प्रक्रिया होणार आहे. म्हणजेच कंन्स्ट्रेटवर केव्हा प्रक्रिया होणे गरजेचे आहे हे निश्चित आहे. नियोजनानुसार उपलब्ध कामांचे सद्यस्थितीवरून वर्गीकरण करणेदेखील गरजेचे आहे. अमूक एका तारखेला प्रक्रिया होणे गरजेचे आहे. ती तारीख उलटून गेली तर ते वेगळ्या रंगाने दर्शविणे. समजा अमूक एका ऑर्डरची तारीख जवळ आली असेल, तर त्यासाठी वेगळा रंग देणे. समजा काही ऑर्डरसाठी बऱ्यापैकी वेळ असेल, तर त्यासाठी वेगळा रंग देणे अशा विविध रंगामध्ये त्याचे वर्गीकरण केले जाते. त्यामुळे सर्व ऑर्डरवर टीममधील प्रत्येकाचे लक्ष राहते आणि त्या ड्यू डेटच्या आधी पूर्ण करता येतात.

ऑर्डर घेताना आपल्याला पोषक ठरतील अशा निवडक ऑर्डर घेता आल्या तर त्याला कायम प्राधान्य द्यावे. कारण त्यामध्ये जास्त फायदा असतो. हाच प्रयत्न आम्ही बुलोज पेंटमध्ये केला आहे. प्रथम आम्ही टोटल कॉस्टचे व्हेरीएबल कॉस्ट, ट्रूली व्हेरिएबल कॉस्ट आणि फिक्स्ड् कॉस्ट अशा 3 भागांत वर्गीकरण केले. ऑर्डर सिलेक्शनमध्ये पहिली बाब असेल की त्या ऑर्डरमधून किती थ्रूपुट मिळेल. बाकीचे सर्व अप्रत्यक्ष (इनडायरेक्ट) खर्च आम्ही बाजूला ठेवले. त्याचबरोबर दर आठवड्याला होणाऱ्या उत्पादनाचा थ्रूपुट हा ऑपरेटिंग एक्स्पेन्सच्या वरती पाहिजे, हा दंडक आम्ही बुलोजमध्ये घालून दिला. 

दीपक देवधर : पराग सर, थ्रूपुट वाढविण्यासाठी तुम्ही काय केले आणि ते करण्यात तुम्हाला काय अडचणी आल्या? 

पराग प्रभुदेसाई : आमच्यासाठी ही पूर्णतः नवीन संकल्पना होती. ही एक वेगळी व्यवस्था असल्यामुळे आम्हाला स्वतःला प्रथम ती समजून घ्यावी लागली. यामध्ये सर्वप्रथम एक उद्दिष्ट ठरविणे आवश्यक होते. जेव्हा आम्ही हे सर्व करायचे ठरविले तेव्हा असे लक्षात आले की यासाठी IT इन्फ्रास्ट्रक्चर आवश्यक आहे. बुलोजकडे ERP आहे. सगळा डॉक्युमेंटेशनचा डाटा हा त्या ERP मध्ये होता. त्याच्यानंतर दुसरे महत्त्वाचे म्हणजे उत्पाद किंवा प्रकल्प तुम्हाला ERP किंवा IT वापरून करावयाचे असतील, तर बिल ऑफ मटेरियल किंवा सगळे ड्रॉइंग अचूक असणे गरजेचे आहे. प्रत्यक्षात असलेला मटेरियलचा साठा आणि सिस्टिममध्ये दाखविला जाणारा साठा याचे रीकन्सिलिएशन करून तो साठा अचूक असणे गरजेचे आहे. पर्चेस ऑर्डर, सेल ऑर्डरची माहिती बरोबर असली पाहिजे. त्या प्रत्येक ऑर्डरचे स्टेटस काय आहे, पेंडिंग ऑर्डर किती आहेत, आपण काय तारखा ग्राहकाला सांगितल्या आहेत याकडे लक्ष देणे गरजेचे असते.

थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्समुळे आम्हाला पूर्ण कंपनीमध्ये उत्पादाची असो किंवा प्रकल्पाची असो, प्रक्रिया निश्चित करता आली. प्रत्येकाचा जॉब रोल, त्याचे KRA, KPI या सर्व गोष्टी निश्चित झाल्या. थ्रूपुट आणि ऑन टाइम डिलिव्हरी हे ध्येय कंपनीमधील सर्वांकरिता निश्चित केले गेले. नियोजन करताना बफरचा (कच्च्या मालाचे बफर, सेमीफिनिश्ड् आणि गरजेप्रमाणे फिनिश्ड् मालाचा बफर) विचार करून तो नियोजनामध्ये टाकण्याची सोय या व्यवस्थेमुळे आम्हाला मिळाली.

ही आमच्यासाठी संपूर्ण नवीन व्यवस्था असल्यामुळे आमच्यामधील प्रत्येकाला ती स्वतः अभ्यास करून शिकणे गरजेचे होते. संपूर्ण टीमला एकाच व्यासपीठावर आणणे आवश्यक होते. गेटवरील सुरक्षारक्षकापासून ते अगदी उच्च अधिकाऱ्यांपर्यंत थ्रूपुट ही संकल्पना काय आहे हे समजावले गेले. व्यवस्थेची अंमलबजावणी होताना वरिष्ठ व्यवस्थापनाने त्याच्यामध्ये सक्रिय सहभाग घेणे महत्त्वाचे ठरते. तुम्हाला पॉलिसीमध्येदेखील बदल करावे लागतात. थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्सप्रमाणे कारखान्यातील वेटिंग टाइम कमी असला पाहिजे. प्रत्यक्षात कोणत्याही प्रक्रियेसाठी टच टाइम म्हणजे त्याचे प्रत्यक्षातील काम खूप कमी असते. पण तुम्ही त्यासाठी प्रतीक्षा करीत असता. एखादे मटेरियल, डॉक्युमेंट यायचे असते. हा वेळ कमी करण्यासाठी तुमच्याकडे पूरक यंत्रणा असल्या पाहिजेत. त्यासाठी प्रत्येकामध्ये शिस्त असली पाहिजे. कंपनीतील सर्व माहिती प्रत्येक दिवशी, ठरलेल्या वेळी प्रणालीमध्ये गेली पाहिजे, अन्यथा तुम्ही व्यवस्था कितीही मजबूत ठेवली तरीही त्यातून अपेक्षित आउटपुट मिळत नाही. 

 

थिअरी ऑफ कन्स्ट्रेंट्सनुसार जेव्हा वेळ आणि खर्च यापैकी एकाची निवड करण्याची वेळ येते, तेव्हा प्रथम प्राधान्य वेळेला द्यावे, कारण तुमच्याकडे जास्त वेळ उपलब्ध झाल्यास तुम्ही त्याच्यातून जास्त पैसे निर्माण करू शकाल. बुलोजमध्ये हे आम्ही प्रत्यक्ष केले आहे.आमच्याकडे उत्पादामध्ये अॅसेम्ब्लीच्या ठिकाणी येऊन बऱ्याचशा गोष्टी थांबायच्या. अॅसेम्ब्लीमधून जे काही पुढे जायचे तो आमचा अंतिम फ्लो होता. त्याच्याआधी मटेरियल येऊन पडले आणि अॅसेम्ब्लीला जर काही काम झाले नाही तर तिथे इन्व्हेंटरी आणि कॅशला आम्हाला समस्या यायची. प्रकल्पामध्ये आपल्याला हे कन्स्ट्रेंट गृहीत धरावे लागतात. यासाठी आम्ही 'फुल कीट' प्रणालीचा अवलंब केला. म्हणजे एखादी अॅसेम्ब्ली सुरू करण्यापूर्वी त्याला लागणारे 100% मटेरियल उपलब्ध आहे याची खात्री करणे.

 

यज्ञच्या टीमने आमच्यासाठी एक्सेल आधारित एक प्लॅनिंग शीट तयार केले आणि आमच्याकडील व्यवस्थेला ते इंटिग्रेट केले. आता आमच्याकडे सगळा डाटा ERP मधून येतो. 

कलर सिस्टिममुळे कारखान्यातील कामामध्ये खूप दृष्यमानता आली. विविध प्रकारात वर्गीकरण करून त्याला विविध रंगाने दर्शविले. त्याचे डिस्प्ले आम्ही टीव्हीवर कारखान्यात लावले. प्रत्येक दिवशी आमचे उत्पाद आणि प्रकल्पाच्या संदर्भातील सर्व कामांची सद्यस्थिती त्या स्क्रीनवर डिस्प्ले होत असतात. त्यानुसार कोणत्या ठिकाणी काय कृती करावयाच्या आहेत याचा आधीच अंदाज बांधता येतो. एकप्रकारे सर्व कामात पारदर्शकता आणि स्पष्टता मिळणे आता शक्य झाले आहे. फक्त त्यासाठी डाटा एंट्री खूप महत्त्वाची आहे. या प्रणालीमध्ये एक आठवड्याचे स्कोअर कार्डदेखील आहे. उत्पादानुसार त्याचे थ्रूपुट काय येईल याचा अंदाज या कार्डवरून येतो. ते प्रत्येक आठवड्याला मॉनिटर केले की, आपण कुठे वर जात आहे, पुढील आठवड्यासाठी कुठे अधिक लक्ष दिले पाहिजे, हे कळते. 

यामुळे आमची विक्री दरवर्षी 20% वाढत आहे, तसेच इन्व्हेंटरी पातळी 15% ने दरवर्षी कमी होत आहे. उत्पादांची उपलब्धता आता 95% असते.

सचिन शेटे : मला वाटते की रोजच्या रोज आपल्याला स्वतःला चॅलेंज करता आले पाहिजे. दुसरी महत्त्वाची गोष्ट म्हणजे एकदा एखादी गोष्ट तुम्हाला पटली तर ती प्रत्यक्षात आणण्यासाठी आपल्याला प्रसंगी कठोर होऊन ती साध्य करता आली पाहिजे. 

(शब्दांकन : सई वाबळे, साहाय्यक संपादक, उद्यम प्रकाशन)