फायनल अकाउंट्सशी संबंधित अकाउंटिंग तत्त्वे

 

आपण बघितले आहे की, धंद्यातील नफा आणि नुकसान तसेच धंद्याच्या मालमत्ता आणि देणी यांची प्रत्येक वर्षातील स्थिती समजून यावी म्हणून बहुतेक उद्योग व्यवसायांचे आर्थिक वर्ष दरवर्षी जेव्हा 31 मार्चला संपते, त्या तारखेला संपलेल्या वर्षाचे नफा तोटा पत्रक आणि त्या तारखेचा ताळेबंद हे दोन अतिशय महत्त्वाचे आर्थिक अहवाल बनविले जातात. हे दोन्ही अहवाल म्हणजे हिशेबाच्या वह्यांमध्ये वर्षभर तारीखवार ज्या ज्या आर्थिक घटनांची नोंद केलेली असते अशा सर्व घटनांचा एका विशिष्ट पद्धतीमध्ये (फॉरमॅट) मांडलेला सारांशच असतो. हिशेबाच्या वह्यांच्या या संक्षिप्त आवृत्तीला म्हणूनच इंग्रजीमध्ये फायनल अकाउंट्स (  final accounting ) असा समर्पक शब्द वापरला जातो. अर्थातच फायनल अकाउंट्स धंद्याच्या हिशेबाचाच एक भाग असतात आणि त्यामुळेच हिशेब ठेवताना ज्या संकल्पना आणि पद्धतींचा वापर केला जातो, तसेच अकाउंटिंग शास्त्रामधील ज्या मूलभूत तत्त्वांच्या आधारे हिशेब ठेवले जातात, त्यांच्यावरच फायनल अकाउंट्स आधारलेली असतात. 

 

हिशेब ठेवताना वरीलपैकी ज्या अकाउंटिंग विषयक मूलभूत तत्त्वांचे पालन केले जाते, त्यांच्याबद्दल आपण धातुकाम डिसेंबर 2020 अंकातील लेखात जाणून घेतले आहे. या आणि पुढील भागात आपण कुठल्या संकल्पनांच्या आधारे आणि कोणत्या पद्धतीने हिशेब ठेवले जातात आणि अंतिमतः अशा हिशेबाच्या आधारे फायनल अकाउंट्स कशी बनविली जातात आणि ती कशी समजून घ्यायची, याविषयी चर्चा करणार आहोत.

 

आपण यापूर्वीच पहिले आहे की, उद्योगधंद्यांचे हिशेब जगभर सर्वसाधारणपणे डबल एंट्री बुककीपिंगच्या तत्त्वांनुसार ठेवले जातात. या तत्त्वांनुसार कुठल्याही व्यवहाराची हिशेबामध्ये नोंद करताना त्या व्यवहारामुळे किमान दोन अकाउंटिंग परिणाम झाले, असे लक्षात घेऊन हिशेब ठेवले जातात. या परिणामांपैकी काही डेबिट स्वरूपाचे, तर काही क्रेडिट स्वरूपाचे असतात. मात्र कुठल्याही व्यवहाराची नोंद करीत असताना त्यामधील डेबिट आणि क्रेडिट परिणामांची बेरीज नेहमीच सारखी असेल याची खात्री केली जाते. 

 

अकाउंटिंगमध्ये डेबिट आणि क्रेडिट या संकल्पनांना फार मोठे महत्त्व आहे. किंबहुना असे म्हणता येऊ शकेल की, या संकल्पना अकाउंटिंग शास्त्रामधील पायाभूत स्वरूपाच्या संकल्पना आहेत. बोली भाषेत क्रेडिट या शब्दाचा अर्थ श्रेय असा होत असल्यामुळे, अकाउंटिंगची फारशी माहिती नसणाऱ्या लोकांचा समज क्रेडिट म्हणजे काहीतरी चांगले आणि डेबिट म्हणजे त्याच्या उलट म्हणजे फारसे चांगले नाही, असा होण्याची शक्यता असते. अकाउंटिंग शास्त्रामध्ये मात्र या संकल्पनांना चांगले किंवा वाईट अशा स्वरूपाचा अर्थ अजिबात दिला जात नाही, तर तिथे त्यांचा अर्थ काही नियमांच्या आधारे अकाउंटमध्ये रक्कम डेबिट किंवा क्रेडिट करणे एवढाच मर्यादित स्वरूपाचा असतो. मराठीमध्ये डेबिटसाठी 'नावे' आणि क्रेडिटसाठी 'जमा' असे बऱ्याच अंशी समर्पक पर्यायी शब्द वापरले जातात. 

 

अकाउंटिंग शास्त्रानुसार डेबिट आणि क्रेडिट यांना जो अर्थ प्राप्त होतो तो अकाउंट्सच्या प्रकारानुसार डेबिट करावयाचे की, क्रेडिट करावयाचे याबद्दलचे जे नियम आहेत त्या नियमांमुळे. अकाउंट्स कुठल्या प्रकारची असू शकतात असे बघायला गेले तर, असे लक्षात येते की, कुठलेही अकाउंट घ्या ते खालील चार प्रकारांपैकीच एका आणि तेसुद्धा त्याच एका प्रकारामध्ये बसू शकते. 

1. मालमत्ता अर्थात अॅसेट्स

2. देणी अर्थात लायबिलिटीज 

3. उत्पन्न

4. खर्च

कुठलेही अकाउंट घ्या ते वरीलपैकी एका प्रकारात बसते, म्हणजेच ते अकाउंट धंद्याची मालमत्ता तरी असेल, धंद्याचे देणे असेल किंवा धंद्याचे उत्पन्न किंवा खर्च असेल. त्याबाहेर अकाउंट्सचा कुठला प्रकार संभवतच नाही. या चार प्रकारांचे तीन वर्गांमध्ये वर्गीकरण करून अकाउंट्सच्या त्या प्रत्येक वर्गासाठी काही विशिष्ट नियम केले गेले आहेत.

अकाउंट्स अर्थात हिशेबाच्या खात्यांचे हे तीन वर्ग म्हणजे रियल अकाउंट्स, पर्सनल अकाउंट्स आणि नॉमिनल अकाउंट्स. वर बघितलेल्या अकाउंट्सच्या चार प्रकारांपैकी उत्पन्न आणि खर्च हे दोन प्रकार नॉमिनल या वर्गामध्ये येतात. मालमत्ता आणि देणी यांची वर्गवारी करताना, अशा मालमत्ता किंवा अशी देणी, व्यक्ती आणि संस्थांशी संबंधित असतील, तर त्यांची वर्गवारी पर्सनल अकाउंट्स वर्गात केली जाते. जर त्यांचा संबंध जमीनजुमला आणि वस्तूंशी येत असेल, तर त्यांची वर्गवारी रियल अकाउंट्स वर्गात केली जाते.

आता या प्रत्येक वर्गाच्या अकाउंटमध्ये कधी रक्कम डेबिट टाकायची आणि कधी क्रेडिट टाकायची याबद्दलचे जे नियम आहेत, त्यांची आपण माहिती घेऊ.

रियल अकाउंट्स (रोकड, बँकेतील शिल्लक, जमीन जुमला, मशीनरी, कच्चा माल, तयार माल आणि वस्तू या प्रकारात मोडणाऱ्या सर्व मालमत्ता) 

'डेबिट म्हणजे जे आत येते ते आणि क्रेडिट म्हणजे जे बाहेर जाते ते'. जर वस्तू किंवा इतर मालमत्ता धंद्यामध्ये येत असतील, तर ज्या व्यवहारामुळे त्या तशाप्रकारे धंद्यात आल्या असतील त्याची नोंद करताना, या मालमत्ता किंवा वस्तूंच्या अकाउंटमध्ये त्या व्यवहाराची रक्कम डेबिट केली जाते आणि उलट परिस्थितीत या गोष्टी धंद्याच्या बाहेर जात असतील (विकल्यामुळे वगैरे), तर संबंधित व्यवहाराची नोंद करताना अकाउंट्समध्ये ही रक्कम क्रेडिट केली जाते.

'घेणाऱ्याच्या नावे डेबिट आणि देणाऱ्याकडे क्रेडिट' अर्थानं धंद्याकडून जर एखाद्याला पैसे, वस्तू किंवा सेवा यापैकी काही दिले गेले असेल, तर संबंधित व्यवहाराची रक्कम त्याच्या अकाउंटमध्ये डेबिट टाकली जाते आणि याउलट एखाद्याने पैसे, वस्तू किंवा सेवा यापैकी काही धंद्याला दिले असेल, तर संबंधित व्यवहाराची रक्कम त्याच्या अकाउंटमध्ये क्रेडिट केली जाते. मालकाने धंदा चालू करण्यासाठी म्हणून धंद्यात 10,000 रुपये रोख घालण्याचे जे उदाहरण आपण आधी बघितले आहे, त्यामध्ये अकाउंटिंगच्या दृष्टीने बघता या व्यवहाराचा संबंध दोन अकाउंट्सशी आला आहे हे समजून येते. ती दोन अकाउंट्स म्हणजे रोकड खाते अर्थात कॅश अकाउंट आणि दुसरे मालकाचे भांडवल अर्थात कॅपिटल अकाउंट. त्यापैकी रोकड हे धंद्याच्या मालमत्तांच्या वर्गात मोडणारे अकाउंट असल्यामुळे ते अकाउंट रिअल वर्गात समाविष्ट होते तर, मालकाचे भांडवल खाते हे मालक अर्थात व्यक्तीशी संबंधित असल्यामुळे ते अकाउंट पर्सनल वर्गात मोडते. या व्यवहाराचे अकाउंटिंग करताना म्हणूनच रोकड खात्यासाठी रियल वर्गाचा तर भांडवल खात्यासाठी पर्सनल वर्गाचा नियम लावून त्या खात्याला डेबिट करावयाचे की क्रेडिट याचा निर्णय घ्यावा लागतो.

 

रियल अकाउंटसाठीच्या नियमाप्रमाणे मालमत्ता जर धंद्यामध्ये आली असेल तर त्या मालमत्तेच्या खात्यामध्ये व्यवहाराची रक्कम डेबिट टाकली जाते. आपल्या उदाहरणात रोकड धंद्यात आली असल्यामुळे रोकड खात्यात 10,000 रुपये डेबिट केले जातील. त्याचबरोबर मालकाचे भांडवल खाते पर्सनल वर्गात मोडत असल्याने आणि त्या वर्गाच्या नियमाप्रमाणे जो देणारा आहे त्याला व्यवहाराची रक्कम क्रेडिट करावयाची असल्यामुळे मालकाच्या भांडवल खात्यात 10,000 रुपये क्रेडिट केले जातील. अशा रीतीने रोकड खात्यात 10,000 रुपयांचे डेबिट आणि भांडवल खात्यात तेवढ्याच रकमेचे क्रेडिट देऊन या व्यवहाराची डबल एंट्री पद्धतीमधली नोंद पूर्ण होईल. कुठल्याही आर्थिक व्यवहाराची याप्रकारे जी प्राथमिक नोंद हिशेबाच्या पुस्तकात केली जाते, त्याला अकाउंटिंगच्या परिभाषेत जर्नल एंट्री असे संबोधण्यात येते. ही जर्नल एंट्री तक्ता क्र. 1 मध्ये दर्शविल्याप्रमाणे जर्नल रजिस्टरमध्ये लिहिली जाते.

'सर्व खर्च आणि तोटा डेबिटमध्ये तर सर्व जमा आणि फायदा क्रेडिटमध्ये' अर्थात जर एखाद्या व्यवहारामुळे धंद्याचा खर्च झाला असेल किंवा काही नुकसान झाले असेल, तर संबंधित खर्च खात्यावर व्यवहाराची रक्कम डेबिट टाकली जाते. याउलट एखाद्या व्यवहारात धंद्याला उत्पन्न मिळाले असेल किंवा काही फायदा झाला असेल, तर संबंधित उत्पन्नाच्या खात्यावर व्यवहाराची रक्कम क्रेडिट केली जाते. उदाहरणार्थ, धंद्यासाठी 500 रुपयांची स्टेशनरी रोख खरेदी केली असेल, तर स्टेशनरी या नॉमिनल वर्गातील अकाउंटमध्ये खर्च झालेले 500 रुपये डेबिट टाकण्यात येतात आणि या व्यवहारात जो दुसरा परिणाम होतो तो म्हणजे रोकड धंद्यातून बाहेर जाते, त्याची नोंद करण्यासाठी कॅश अकाउंट, जो रियल वर्गातील अकाउंट आहे, त्याला 500 रुपये क्रेडिट करून जर्नल एंट्री पूर्ण केली जाते. दुसरे उदाहरण घ्यायचे झाले तर, समजा 'ब' ग्राहकास 1000 रुपयांचा माल उधारीवर विकला असेल, तर त्या व्यवहाराची नोंद करताना 'ब' चे खाते पर्सनल वर्गात मोडणारे असल्यामुळे आणि या व्यवहारात 'ब' हा धंद्याकडून माल घेणारा असल्यामुळे त्याच्या अकाउंटमध्ये 1000 रुपये डेबिट केले जातात. म्हणजे तेवढी रक्कम त्याच्याकडून धंद्याला येणे म्हणून दाखविली जाते आणि याच व्यवहाराचा दुसरा परिणाम जो धंद्याची विक्री होण्यामध्ये झालेला असतो, त्याची नोंद करण्यासाठी विक्री खाते जे नॉमिनल वर्गातील अकाउंट आहे त्याला उत्पन्नाची मिळालेली ही रक्कम क्रेडिट केली जाते.

अकाउंट्सच्या तीन वर्गांसाठीचे डेबिट आणि क्रेडिट करण्यासंदर्भातील नियमांचा सारांश काढावयाचा झाला तर, असे म्हणता येईल की एखादे अकाउंट जेव्हा डेबिट केले जाते तेव्हा धंद्यामध्ये मालमत्ता किंवा अॅसेट आलेला असतो किंवा धंद्याचा खर्च झालेला असतो किंवा एखादे देणे परत केलेले असू शकते. त्याचप्रमाणे एखादे अकाउंट जेव्हा क्रेडिट केले जाते तेव्हा एखाद्याप्रती धंद्याला देणे निर्माण झालेले असते किंवा धंद्याला उत्पन्न मिळालेले असते किंवा धंद्याची एखाद्याकडून येणे असलेली रक्कम वसूल झालेली असू शकते. तेव्हा अकाउंटिंग शास्त्रानुसार डेबिट आणि क्रेडिट यांचे अर्थ संबंधित व्यवहार कोणत्या वर्गातील अकाउंट्सही निगडित आहे आणि त्या वर्गाचे त्या व्यवहाराच्या परिणामावर आधारित नियम काय आहेत यावर ठरतो.

याप्रकारे हिशेबात केली जाणारी प्रत्येक नोंद डबल एंट्री तत्त्वावर आधारलेली जर्नल एंट्री असते आणि हिशेब तारीखवार लिहिले जात असल्यामुळे त्याची प्रथम नोंद हिशेबाच्या ज्या वहीमध्ये केली जाते त्या वहीला जर्नल रजिस्टर असे संबोधण्यात येते. जर्नल ही व्यवहाराची हिशेबात नोंद करण्याची पहिली पायरी आहे आणि याप्रकारे तारीखवार प्राथमिक नोंद ज्या पुस्तकांमध्ये केली जाते त्या पुस्तकांना रजिस्टर असे म्हटले जाते.

 

यापुढील भागामध्ये आपण जर्नल व्यतिरिक्त आणखी कुठली रजिस्टर हिशेबाच्या पुस्तकांमध्ये समाविष्ट होतात, तसेच या वेगवेगळ्या रजिस्टरमधून प्रत्येक अकाउंटचे डेबिट आणि क्रेडिट परिणाम लेजरद्वारे कसे वेगळे काढले जातात आणि नंतर त्याआधारे वर्षाअखेरीस फायनल अकाउंट्स बनविण्यासाठी प्रत्येक लेजर अकाउंटमध्ये नक्त शिल्लक किती आहे तसेच ती शिल्लक डेबिट स्वरूपाची आहे की क्रेडिट हे ट्रायल बॅलन्सद्वारे कशाप्रकारे मांडण्यात येते याबाबत जाणून घेणार आहोत.