ट्रायल बॅलन्सद्वारे क्रेडिटची मांडणी

 

 

जर्नल एंट्री ही प्रत्येक व्यवहाराची हिशेबात नोंद करण्याची पहिली पायरी आहे. जर्नलव्यतिरिक्त आणखी कुठली रजिस्टर हिशेबाच्या पुस्तकांमध्ये समाविष्ट होतात याबाबत तपशीलवार माहिती देणारा लेख.

धातुकाम जानेवारी 2021 अंकात प्रकाशित झालेल्या लेखात आपण पाहिले की, जर्नल एंट्री ही प्रत्येक व्यवहाराची हिशेबात नोंद करण्याची पहिली पायरी आहे आणि याप्रकारे डबल एंट्री तत्त्वाप्रमाणे तारीखवार प्राथमिक नोंद ज्या पुस्तकांमधे केली जाते, त्या पुस्तकांना रजिस्टर असे म्हटले जाते. या भागामध्ये आपण जर्नलव्यतिरिक्त आणखी कुठली रजिस्टर हिशेबाच्या पुस्तकांमध्ये समाविष्ट होतात, तसेच या वेगवेगळ्या रजिस्टरमधून लेजर पोस्टिंग करून वर्षाअखेरीस फायनल अकाउंट्स बनविण्यासाठी प्रत्येक लेजर अकाउंटमध्ये नक्त शिल्लक किती आहे तसेच ती शिल्लक डेबिट स्वरूपाची आहे की क्रेडिट, हे ट्रायल बॅलन्सद्वारे कशाप्रकारे मांडण्यात येते याबाबत जाणून घेणार आहोत.

 

धंद्याचे जे आर्थिक व्यवहार होतात त्यांचे ठराविकच प्रकार असतात म्हणजे बँकेत रोकड, चेक जमा करणे, बँकेतून रोकड, चेकद्वारे उचल करणे, रोख जमा, रोख खर्च, रोख विक्री, रोख खरेदी, उधार विक्री, उधार खरेदी, किरकोळ रोख खर्च इत्यादी. हिशेबाची प्राथमिक नोंद करताना प्रत्येक व्यवहाराच्या संबंधात जी जर्नल एंट्री केली जाते, त्याची जर्नल रजिस्टरमध्ये नोंद करण्यापेक्षा एका प्रकारच्या सर्व व्यवहारांची नोंद त्या व्यवहारांसाठी म्हणून ठेवलेल्या एका विशिष्ट रजिस्टरमध्ये केली जाते. त्याने लिखाणकामामध्ये मोठी बचत होते. तसेच एका प्रकारचे सर्व व्यवहार तारीखवार एकाच रजिस्टरमध्ये वाचावयास मिळतात. उदाहरणार्थ, किरकोळ रोख खर्च अर्थात पेटी कॅश खर्च रोज बरेच होत असतात आणि अकाउंटिंगच्या नियमाप्रमाणे या प्रत्येक व्यवहारामध्ये रोख शिल्लकीचा (रिअल वर्गातील अकाउंट) संबंध येतो. त्यामुळे प्रत्येक व्यवहाराची नोंद करताना दरवेळी जर्नल रजिस्टरमध्ये जर्नल एंट्री करून त्या प्रत्येक एंट्रीमध्ये रोख शिल्लक खात्यात क्रेडिट देण्यापेक्षा याप्रकारचे सर्व व्यवहार पेटी कॅश रजिस्टरमध्ये नोंदले जातात. महिनाअखेरीस या सर्व खर्चांची एकत्र बेरीज घेऊन त्याची एकच नोंद रोख शिल्लक खात्याला क्रेडिट केली जाते आणि विविध खर्चांच्या खात्यांच्या कॉलमची वेगवेगळी बेरीज त्या त्या खर्च खात्यांना डेबिट टाकली जाते. अर्थात डेबिट टाकलेल्या सर्व खर्च खात्यांवरची एकत्रित बेरीज रोख शिल्लक खात्यावर क्रेडिट टाकलेल्या रकमेएवढीच आहे याची खात्री नोंद करण्यापूर्वी केली जाते. अगदी अशाच पद्धतीने एकाच प्रकारच्या पण नियमितपणे होणाऱ्या व्यवहारांसाठी वेगवेगळी रजिस्टर ठेवली जातात. उदाहरणार्थ, खरेदी (पर्चेस) रजिस्टर, विक्री (सेल) रजिस्टर, बँक बुक, कॅश बुक इत्यादी. या प्रत्येक प्रकारच्या रजिस्टरमध्ये संबंधित सर्व व्यवहारांची प्राथमिक नोंद तारीखवार केली जाते. अर्थात काही व्यवहार क्वचितच होतात उदाहरणार्थ, जमीन विकणे, घसारा (डेप्रिसिएशन) नोंदविणे इत्यादी आणि रजिस्टरमध्ये ज्या प्रकारचे व्यवहार नोंदविले जातात त्यापेक्षा हे व्यवहार वेगळे असल्यामुळे, नियमितपणे होणाऱ्या व्यवहारांकरिता ठेवलेल्या रजिस्टरमध्ये नोंदता येऊ शकत नाहीत. असे वेगळे व्यवहारच फक्त जर्नल रजिस्टरमध्ये नोंदविण्यात येतात. या पद्धतीमुळे अकाउंटिंग एंट्रीच्या एकूण संख्येमध्ये फार मोठी बचत होते आणि बऱ्याच चुका टाळता येतात.

 

रजिस्टरमध्ये डबल एंट्री तत्त्वाप्रमाणे प्राथमिक नोंद करून झाल्यावर हिशेब ठेवण्याच्या दुसऱ्या पायरीमध्ये या जर्नल एंट्रीचे लेजर पोस्टिंग केले जाते. ही दुसरी पायरी अतिशय महत्त्वाची असते कारण, हिशेबाच्या प्राथमिक नोंदी जरी रजिस्टरमध्ये तारीखवार ठेवल्या गेल्या तरी विशिष्ट खात्यामध्ये सर्व रजिस्टरमधून कोणत्या नोंदी झाल्या आहेत याची रजिस्टरमधून एका ठिकाणी माहिती मिळू शकत नाही. उदाहरणार्थ, आज अखेर एखाद्या ग्राहकाकडे किती उधारी येणे आहे? बँकेच्या कर्जाची किती बाकी देणे आहे? अशा अनेक विशिष्ट अकाउंटसंदर्भातील प्रश्नांची उत्तरे मिळावीत म्हणून प्रत्येक खात्यासाठी (अकाउंटसाठी) स्वतंत्र पान असलेले लेजर बुक अर्थात खतावणीचा वापर केला जातो. प्रत्येक रजिस्टरमधून लेजरमधील अकाउंटमध्ये नोंदी करण्याची प्रक्रिया ही हिशेबाच्या नोंदी ठेवण्यामधील दुसरी पायरी असते आणि तिला लेजर पोस्टिंग असे म्हणतात. लेजरची संकल्पना समजण्यासाठी आपल्या सर्वांच्या वापरात असलेल्या बँक पासबुकचे उदाहरण घेतले तरी पुरेसे होईल. बँकेने आपल्याला दिलेले पासबुक म्हणजे दुसरे तिसरे काही नसून बँकेच्या कस्टमर लेजरमधील तुमच्या नावाचे पान असते. त्यामुळे जेवढे पैसे तुम्ही बँकेत जमा करता तेवढे पासबुकमध्ये क्रेडिट (डिपॉझिट) या कॉलमखाली दाखविले जातात (क्रेडिट द गिव्हर या नियमाप्रमाणे) आणि जेवढे पैसे तुम्ही बँकेतून काढता तेवढे पासबुकमध्ये डेबिट (विड्रॉअल) या कॉलमखाली दाखविले जातात (डेबिट द रिसिव्हर या नियमाप्रमाणे). तुमच्या हिशेबाच्या पुस्तकांमध्ये बँकेचे जे रजिस्टर (बँक बुक) ठेवले जाते त्यामध्ये हे सर्व व्यवहार त्याच रकमेचे परंतु बँक पासबुकमध्ये ज्या बाजूचे म्हणून दाखविले असतील, त्याच्या बरोबर विरुद्ध बाजूचे असे नोंदविलेले असतात. म्हणजे बँकेत जर पैसे भरले असतील तर, डेबिट द रिसिव्हर या नियमाप्रमाणे बँकेच्या खात्यावर ती रक्कम डेबिट बाजूला नोंदविली जाते जी वर उल्लेख केल्याप्रमाणे पासबुकात मात्र क्रेडिट बाजूला दाखविलेली असते.

 

अशा प्रकारे रजिस्टरमधून लेजर पोस्टिंग केल्यानंतर लेजर पुस्तकात प्रत्येक खात्यामध्ये डेबिट आणि क्रेडिट परिणाम असणाऱ्या कोणत्या नोंदी विविध रजिस्टरमधून झाल्या आहेत, याची तारीखवार माहिती मिळते. तसेच कुठल्याही तारखेला विशिष्ट खात्यामध्ये डेबिट आणि क्रेडिट व्यवहारांची बेरीज आणि त्यातील फरक म्हणजे त्या खात्यावरची शिल्लक किती आहे हेही समजते. डेबिट आणि क्रेडिट बाजूच्या बेरजांमधील फरक म्हणजे त्या खात्यावरची त्या तारखेची शिल्लक हे जसे आपल्याला समजते तसेच कुठल्या बाजूची बेरीज जास्त आहे ही गोष्ट लक्षात घेऊन, शिल्लक डेबिट प्रकारची आहे की क्रेडिट प्रकारची हेही ठरविता येते. उदाहरणार्थ, एखाद्या ग्राहकाला वर्षारंभापासून रु. 15,000 ची उधार विक्री केल्यामुळे त्याच्या खात्यावर डेबिट नोंदी झाल्या असतील आणि त्याच्याकडून रु. 12,000 ची वसुली झाल्यामुळे क्रेडिट नोंदी झाल्या असतील तर त्याच्या खात्यावर डेबिट रु. 15,000 वजा क्रेडिट रु. 12,000 असे रुपये 3,000 चा डेबिट बॅलन्स अर्थात येणे दिसून येईल. अशाप्रकारे लेजरमधून कुठल्याही खात्यामध्ये कोणत्या दिवशी किती शिल्लक आहे आणि ती शिल्लक कोणत्या बाजूची म्हणजे डेबिट आहे की क्रेडिट हे समजून घेता येते. कुठल्याही खात्याचा बॅलन्स अर्थात शिल्लक काढण्याची ही जी प्रक्रिया केली जाते त्याला अकाउंटिंगच्या परिभाषेत बॅलन्सिंग ऑफ अकाउंट असे संबोधण्यात येते. एखाद्या खात्यामध्ये डेबिट आणि क्रेडिट बाजूंची बेरीज जर सारखीच असेल तर साहजिकच त्या खात्यामध्ये शिल्लक रक्कम शून्य असेल आणि असे खाते त्या तारखेला हिशेबाच्या दृष्टीने पूर्ण झाले असे मानता येते आणि मग त्याचा अधिक विचार करण्याची फारशी गरज उरत नाही. वर्षाअखेरीस जेव्हा फायनल अकाउंट्स बनविली जातात तेव्हाही त्या तारखेला ज्या खात्यामध्ये काहीही शिल्लक अर्थात बाकी रक्कम नाही अशी खाती विचारात घेण्याची गरज रहात नाही.

 

वर्षाअखेरीस फायनल अकाउंट्स बनविण्याच्या आधी लेजरमधील सर्व खात्यांचे बॅलन्सिंग केले जाते आणि एका अहवालामध्ये लेजरमधील अनुक्रमणिकेप्रमाणे येणाऱ्या प्रत्येक खात्याचे नाव लिहून त्या नावापुढे त्या खात्यावरची वर्षाअखेरीस असणारी शिल्लक ज्या बाजूची असेल त्याप्रमाणे डेबिट किंवा क्रेडिट कॉलममध्ये ती शिल्लक लिहिण्यात येते. या अहवालाला ट्रायल बॅलन्स असे संबोधण्यात येते आणि फायनल अकाउंट्स बनविण्याच्या प्रक्रियेतील हा एक फार मोठा टप्पा आहे.

यापुढील भागात आपण रजिस्टर्स, लेजर पोस्टिंग आणि ट्रायल बॅलन्स संबंधातील सर्व अकाउंटिंगची थिअरी जी पूर्वी हाताने प्रत्यक्षपणे अंमलात आणली जायची, ती आजच्या संगणकीय अकाउंटिंगच्या जमान्यात कशी होते आणि एकदा ट्रायल बॅलन्स अहवाल बनवून झाला की, मग त्या अहवालामधून फायनल अकाउंट्समध्ये लेजर अकाउंट्सची विभागणी नफा तोटा पत्रक आणि ताळेबंद यामध्ये कशी केली जाते याविषयी समजून घेणार आहोत.