संगणकीय अकाउंट्स

 

 

 

धातुकाम मासिकाच्या फेब्रुवारी 2021 मध्ये प्रकाशित झालेल्या लेखात जर्नलव्यतिरिक्त आणखी कुठली रजिस्टर हिशेबाच्या पुस्तकांमध्ये समाविष्ट होतात, तसेच या वेगवेगळ्या रजिस्टरमधून लेजर पोस्टिंग करून वर्षअखेरीस फायनल अकाउंट्स बनविण्यासाठी प्रत्येक लेजर अकाउंटमध्ये नक्त शिल्लक किती आहे, तसेच ती शिल्लक डेबिट स्वरूपाची आहे की क्रेडिट हे कसे ठरविले जाते यासंदर्भात आपण माहिती घेतली.

 

लेखमालेच्या या भागात आपण रजिस्टर, लेजर पोस्टिंग आणि ट्रायल बॅलन्स संबंधातील ही सर्व अकाउंटिंगची नोंदणी, जी पूर्वी हाताने केली जायची, ती आजच्या संगणकीय (कम्प्युटराइज्ड्) अकाउंटिंगच्या जमान्यात कशी होते याविषयी समजून घेऊ.

संगणक जेव्हा खूप महाग होते तेव्हा अकाउंटिंगसाठी त्याचा वापर मोठ्या आणि मध्यम उद्योगांच्यापुरता मर्यादित होता. छोटे व्यापारी, व्यावसायिक, उद्योजक यांच्याकडे हे काम अकाउंटंटकडूनच मॅन्युअल पद्धतीने केले जात असे. त्याचे कारण असे की, संगणकीय अकाउंटिंग करण्याकरिता करावी लागणारी हार्डवेअर आणि सॉफ्टवेअरमधील गुंतवणूक अशा लोकांसाठी आवाक्याबाहेरची होती. ही परिस्थिती साधारण 90 च्या दशकापर्यंत होती. त्यानंतर जशाजशा संगणकाच्या आणि ते वापरण्यासाठी लागणाऱ्या सॉफ्टवेअरच्या किंमती कमी होत गेल्या, तसतशी संगणकीय अकाउंटिंगसाठी करावी लागणारी गुंतवणूक कमी होत गेली. त्यामुळे बहुतेक प्रत्येक धंदा करणाऱ्यासाठी संगणकावर अकाउंट्स ठेवणे इतके सहज सोपे झाले की, संगणकीय अकाउंटिंग ही व्यवसाय करणाऱ्यांसाठी जवळपास अनिवार्य बाब बनून गेली. संगणकीय अकाउंटिंगमुळे वेळच्यावेळी मिळणारे विविध आर्थिक अहवाल (रिपोर्ट) आणि त्यामधील अचूकता हे फायदे उद्योग, व्यवसाय छोटा असला तरीही सहज परवडेल इतक्या कमी खर्चात उपलब्ध होत असल्याकारणाने व्यवसायांमध्ये हाताने लिहिले जाणारे अकाउंट्स आता फारसे कुठे बघायला मिळत नाहीत.

 

अर्थात अकाउंट्स हाताने (मॅन्युअल) लिहिलेले असोत किंवा संगणकावर ठेवलेले असोत, अकाउंटिंग थिअरीमधील आपण यापूर्वी समजून घेतलेली तत्त्वे, नियम आणि मानके (स्टँडर्ड) सारख्याच प्रकारे पाळावी लागतात. या दोन पद्धतींमधला फरक फक्त माध्यमांचा आहे. हाताने लिहिण्याच्या पद्धतीमध्ये रजिस्टर, लेजर अशा कागदी वह्यांचा वापर होतो, तर संगणकीय अकाउंटिंगमध्ये इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात हिशेबाच्या नोंदी केल्या जातात. अहवालसुद्धा बहुतेक वेळेला संगणकावरच पाहिले जातात. थोडक्यात हाताने नोंद ठेवण्याच्या पद्धतीमध्ये कागद आणि पेन हे नोंदण्याचे माध्यम असतात, तर संगणक अकाउंटिंगमध्ये इलेक्ट्रॉनिक यंत्रणा (सिस्टिम) माध्यम बनतात.

मागे चर्चा केल्याप्रमाणे, सध्या बहुतेक उद्योग व्यवसायांमध्ये अकाउंट्स संगणकावर ठेवले जात असल्यामुळे, त्याबद्दल प्राथमिक माहिती संबंधितांना असणे फार गरजेचे आहे आणि त्या संदर्भातली संगणक साक्षरता उद्योजकांच्या अर्थसाक्षरतेमधील एक महत्त्वपूर्ण भाग आहे. संगणकावरचे हिशेब कसे लिहिले जातात आणि ते कसे वाचायचे हे माहिती असणे व्यवसाय करणाऱ्यांसाठी आवश्यक बनले आहे.

 

आता संगणक म्हटले की, हार्डवेअर आणि सॉफ्टवेअर या दोन्ही गोष्टी आल्या. जेव्हा हिशेब ठेवण्यासाठी संगणक वापरले जातात, तेव्हाही या भागांचा संबंध येतोच. अकाउंटिंगसाठी हार्डवेअरचा विचार केला, तर त्यामध्ये मोठ्या उद्योगांचा प्रचंड मोठा डेटा प्रोसेस करू शकतील अशा मोठ्या क्षमतेच्या सर्व्हरपासून ते छोट्या व्यावसायिकांच्या गरजा भागवू शकेल अशा 'पर्सनल कंप्युटर' पर्यंत सर्व प्रकारच्या हार्डवेअरचा समावेश होतो. त्याचप्रमाणे हार्डवेअरमध्ये संगणकाच्या बरोबर अनेक PC जोडणाऱ्या नेटवर्किंग यंत्रणेचासुद्धा समावेश होतो. अनेक संगणक एकमेकांशी नेटवर्किंग यंत्रणेद्वारे जोडले गेल्यामुळे एकाच वेळी अनेक कर्मचाऱ्यांना अकाउंटिंगसंबधी विविध प्रकारची कामे करणे शक्य होते. जसे की, सेल्स बिले तयार करणे, बँकेच्या एंट्री करणे, पार्टीचे लेजर बघणे इत्यादी. हार्डवेअरप्रमाणेच नेटवर्किंग यंत्रणासुद्धा अगदी कमी खर्चात उपलब्ध होऊ शकतात. त्यामुळे बहुतेक सर्व उद्योगांमध्ये नेटवर्किंगचा वापर संगणकाच्या बरोबरीने केला जातो.

सॉफ्टवेअरच्या बाबतीत अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरचे तयार (रेडिमेड) सॉफ्टवेअर, कस्टमाइज्ड् सॉफ्टवेअर आणि टेलरमेड सॉफ्टवेअर असे प्रामुख्याने तीन प्रकार असतात. प्रत्येक व्यवसायाचा आकार आणि त्याचे स्वरूप लक्षात घेऊन त्यापैकी एका प्रकाराची निवड अकाउंटिंगसाठी केली जाते.

तयार सॉफ्टवेअर म्हणजे त्याच्या नावाप्रमाणेच बाजारात तयार मिळणारे पॅकेज सॉफ्टवेअर, जे जसेच्या तसे अकाउंटिंगसाठी वापरले जाते. ते जरी आयते तयार स्वरूपात मिळत असले तरी तयार कपड्यांच्याप्रमाणे ते प्रत्येक व्यवसायाच्या गरजांच्या दृष्टीने बहुतेक वेळेला सुयोग्य नसते आणि अशा सॉफ्टवेअरमधून आपल्याला पाहिजे ते अहवाल मिळू शकत नाहीत. एक्सेलमधून अकाउंटिंगच्या नोंदी थेट उचलता (इम्पोर्ट) येत नाहीत. अशा विविध अडचणींचा सामना उद्योजकांना करावा लागतो. अशावेळी त्यातून मार्ग काढण्यासाठी ग्राहकानुरूप (कस्टमाइज्ड्) सॉफ्टवेअरचा पर्याय अवलंबणे बऱ्याचदा सहज शक्य असते. विकत घेतलेल्या तयार सॉफ्टवेअरमध्ये, आपल्या उद्योगाच्या गरजांनुसार बदल करण्यासाठी तज्ज्ञ मंडळी उपलब्ध असतात आणि परवडेल अशा फीमध्ये ही व्यावसायिक मंडळी अशी कामे बऱ्याचदा करूनही देतात. तेव्हा कस्टमायझेशनबद्दलची शक्यता आजमावून घेऊन त्याप्रमाणे सॉफ्टवेअरमध्ये बदल केलेले ग्राहकानुरूप सॉफ्टवेअर उद्योगाला अधिक फायदेशीर ठरू शकते.

टेलरमेड सॉफ्टवेअर हे नावाप्रमाणेच विशिष्ट व्यवसायासाठी स्वतंत्रपणे बनवून घेतलेले असते. त्यामुळे अर्थातच प्रचंड उलाढाल आणि विविधता असणाऱ्या मोठ्या उद्योगांनाच त्याची गरज असते आणि त्यासाठी येणारा खर्चदेखील परवडू शकतो. फार मोठ्या उद्योगसमूहांमध्ये अकाउंटिंग करण्यासाठी साधारणपणे या प्रकारची सॉफ्टवेअर वापरली जातात. उद्योजकांना त्यांना पाहिजे तसे आणि पाहिजे त्याप्रकारे अकाउंटिंग अहवाल मिळावे याकरिता बाजारात उपलब्ध असलेल्या तयार सॉफ्टवेअरमध्ये आपल्या व्यवसायानुसार थोडे बदल केलेले ग्राहकानुरूप सॉफ्टवेअर, छोट्या आणि मध्यम व्यवसायांसाठी जवळपास जणू त्या उद्योगासाठीच बनविलेल्या टेलरमेड सॉफ्टवेअरसारखेच काम करते आणि तेही अतिशय कमी खर्चात.

अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरसंदर्भात आणखी एक फार महत्त्वाचा मुद्दा विचारात घ्यावा लागतो, तो म्हणजे हे सॉफ्टवेअर फक्त अकाउंटिंगपुरते मर्यादित ठेवायचे की, व्यवसायाच्या सर्व अंगांचा डेटा एकत्रितपणे प्रोसेसिंग करणाऱ्या ERP सॉफ्टवेअरचा एक भाग म्हणून वापरायचे.

अकाउंटिंग ही व्यवसायासंबंधी माहिती मिळविण्याबद्दलची कुठल्याही उद्योजकासाठी प्राथमिक गरज असल्यामुळे व्यवसायासाठीचे संगणकीय सॉफ्टवेअर सुरुवातीला फक्त फायनान्शिअल अकाउंट ठेवण्यापुरतेच मर्यादित होते. मात्र आपण पूर्वी पाहिले आहे की, अकाउंट्स म्हणजे व्यवसायामध्ये घेतलेल्या अनेक तांत्रिक स्वरूपाच्या निर्णयांच्या संदर्भातील आर्थिक नोंद असते. त्यामुळे फक्त अकाउंटिंग करण्यापुरते सॉफ्टवेअर वापरल्यास उद्योजकांना पुरेशी माहिती वेळेवर उपलब्ध होऊ शकत नाही.

 

उदाहरण घ्यायचे झाले तर स्टोअर डिपार्टमेंटमध्ये माल आला तर पुरवठादाराच्या (सप्लायर) प्रति मालाच्या रकमेचे देणे व्यवसायाला निर्माण होते आणि अशा देण्याची नोंद अकाउंट्समध्ये ठेवावी लागते. तसेच आपण यापूर्वी पाहिले आहे की, गोडाऊनमधील आलेला माल तेव्हाच खर्च म्हणून धरला जातो, जेव्हा त्या मालाची विक्री होते. तोपर्यंत ताळेबंदामध्ये गोडाऊनमधील शिल्लक माल, मालमत्ता म्हणून दाखविला जातो. म्हणजेच स्टोअर डिपार्टमेंटमध्ये मालासंबंधित झालेल्या घडामोडी अकाउंटिंगच्या दृष्टीने वेळच्यावेळी समजणे आवश्यक असते, कारण त्या घटनांचे आर्थिक परिणाम असतात आणि ते नोंदवावे लागतात. कर्मचाऱ्यांची दैनंदिन हजेरी मानवी संसाधन विभागाकडून (HR डिपार्टमेंट) नोंदविण्यात येते. त्याच्या आधारे महिनाअखेरीला अकाउंट्स विभागाला पगारपत्रक बनवावे लागते. म्हणून त्यासंबंधीची माहिती वेळेवर मिळावी लागते. अशी अनेक उदाहरणे देता येतील. आता जर अकाउंट्ससाठीचे सॉफ्टवेअर स्वतंत्र फक्त अकाउंट्स ठेवण्यापुरते मर्यादित असेल, तर व्यवसायाच्या सर्व विभागांनी वेळोवेळी घेतलेल्या विविध निर्णयांच्या आर्थिक परिणामाची माहिती अकाउंट्स विभागाला वेळच्यावेळी मिळत राहील हे पाहण्यासाठी एक वेगळी यंत्रणा निर्माण करावी लागते. त्या यंत्रणेच्या कार्यक्षमतेवर अकाउंट्समधील नोंदींची अचूकता आणि परिपूर्णता अवलंबून असते. अकाउंट्ससाठीच्या सुट्या स्वरूपाच्या वेगळ्या सॉफ्टवेअरची ही मोठी मर्यादा जसजशी लक्षात येऊ लागली, तसतशी उद्योगाच्या सर्व विभागांमध्ये चालणाऱ्या कामाची एकत्रितपणे नोंद ठेवणाऱ्या एकात्मिक (इंटिग्रेटेड) सॉफ्टवेअरची गरज मोठ्या प्रमाणावर जाणवू लागली.

 

अशा प्रकारच्या व्यवसायाच्या सर्व अंगाच्या माहितीवर एकात्मिक प्रक्रिया करणारी सॉफ्टवेअर, ERP म्हणजेच व्यवसाय करणाऱ्या संस्थेत उपलब्ध असणाऱ्या सर्व संसाधनाशी संबंधित डेटावर एकत्रितपणे प्रोसेसिंग करणारी अशी, ओळखली जाऊ लागली. ERP सॉफ्टवेअर जेव्हा वापरात असेल, तेव्हा अकाउंटिंग, खरेदी, विक्री, साठा, HR अशी सुटीसुटी सॉफ्टवेअर संबंधित विभागांमध्ये वापरली जात नाहीत, तर एकाच ERP सॉफ्टवेअरमधील मेनूमधील पर्याय या स्वरूपात वापरली जातात.

ERP सॉफ्टवेअरमधील मेनूच्या एका भागात नोंद झाली की, इतर भागांवर त्या नोंदींमुळे होणारे परिणाम आपोआप नोंदविले जातात. उदाहरणार्थ, खरेदी विभागाने एखाद्या पुरवठादारावर ऑर्डर काढली की त्याची माहिती खरेदी विभागाबरोबरच अकाउंट्स आणि स्टोअर डिपार्टमेंटलासुद्धा त्याचवेळी उपलब्ध होते. जेव्हा पुरवठादाराकडून सदर मालाचा पुरवठा झाल्यानंतर माल आल्याची जी नोंद स्टोअर डिपार्टमेंटकडून केली जाते, ती अकाउंट्स आणि खरेदी डिपार्टमेंटलासुद्धा तात्काळ उपलब्ध होते. त्यामुळे अकाउंट्समध्ये पुरवठादाराकडून आलेल्या बिलाची अकाउंटिंग एंट्री करण्याची वेळ येते तेव्हा त्या बिलामधील रेट, मालाची संख्या (क्वांटिटी) याची पडताळणी सॉफ्टवेअरमधील पर्चेस ऑर्डर आणि गुड्स रिसिव्हड् रिपोर्ट (GRR) यामधील नोंदींच्याबरोबर सॉफ्टवेअरमध्येच केली जाते. अर्थात बिल पासिंग प्रक्रियेमधील फार मोठा भाग सॉफ्टवेअरमधूनच केला जातो.

 

एकदाच डेटा एंट्री केली जात असल्यामुळे कमी वेळात आणि कमी खर्चात व्यवसायाचे संकीर्ण चित्र ERP सॉफ्टवेअरमधून उपलब्ध होते. त्यामुळे अर्थातच अकाउंटिंगपुरतेच स्वतंत्र सॉफ्टवेअर न ठेवता ERP घेण्याकडे उद्योजकांचा कल आहे. काही वर्षांपूर्वी ERP ही फक्त मोठ्या उद्योगांपुरती मर्यादित बाब होती. आता मात्र छोट्या आणि मध्यम उद्योगांना परवडेल अशा किंमतीत ERP सॉफ्टवेअर बाजारात उपलब्ध झाले आहेत. बहुतेक उद्योगांमध्ये टॅलीसारखे वापरले जाणारे सॉफ्टवेअरसुद्धा अगदी थोडी जास्त किंमत मोजली तर ERP स्वरूपात उपलब्ध आहे. त्यामुळे आपल्या देशातील बहुतेक व्यवसायांमध्ये टॅली ERP हे सॉफ्टवेअर वापरले जाते. म्हणून टॅलीची माहिती असणे बऱ्याच उद्योजक व्यावसायिकांना फायद्याचे आहे.