टॅलीतील बृहत स्वरूपाच्या नोंदी

धातुकाम मासिकात एप्रिल 2021 मध्ये प्रकाशित झालेल्या लेखात आपण टॅलीमध्ये कंपनी तयार करून टॅलीची सुरुवात कशी केली जाते तसेच कंपनी ही संकल्पना टॅलीत कशाप्रकारे वापरली जाते याबाबतची माहिती घेतली.

टॅलीत बनविलेली कुठलीही कंपनी घेतली की, आर्थिक व्यवहारांच्या संबंधीच्या अकाउंटिंग नोंदी करण्यापूर्वी त्या कंपनीमध्ये काही स्थायी स्वरूपाची माहिती (मास्टर डाटा) असलेल्या नोंदी कराव्या लागतात. इथे हे लक्षात घेणे गरजेचे आहे की, अकाउंटिंग संदर्भातील संगणकातील माहिती नेहमीच बृहत किंवा स्थायी स्वरूपाची (मास्टर) आणि व्यवहारांच्याबद्दलची (ट्रान्झॅक्शन) या अशा दोन प्रकारांत विभागलेली असते. बृहत माहिती म्हणजे एकदाच तयार केली जाणारी, फारशी न बदलली जाणारी आणि व्यवहारांच्या नोंदी करताना ज्या माहितीचा वारंवार उपयोग केला जातो अशा स्वरूपाची माहिती. उदाहरणार्थ, यामध्ये पुरवठादार/ग्राहकांची नावे, पत्ते, GST, PAN नंबर, व्हाउचरचे प्रकार इत्यादी प्रकारची माहिती असते. ग्राहकाचे नाव आणि पत्ता भरून त्या ग्राहकाचे लेजर अकाउंट एकदा बृहत माहितीमध्ये समाविष्ट केले की, त्या ग्राहकाच्या बिलांच्या आणि पेमेंटच्या नोंदी करताना प्रत्येक वेळी त्या ग्राहकाबद्दलची ही मूलभूत माहिती पुन्हा पुन्हा भरावी लागत नाही, तर बृहत माहितीमधून ही माहिती सॉफ्टवेअरद्वारे आपोआप भरली (ऑटो पॉप्युलेट) जाते. मात्र बृहत माहिती वारंवार वापरली जात असल्यामुळे, एकदाच ज्यावेळी ती भरली जाते तेव्हा जास्त काळजीपूर्वक भरण्याची गरज असते. अशी माहिती व्यवहारांच्या नोंदीमध्ये सॉफ्टवेअरद्वारे बृहत माहितीमधून आपोआप ओढली जात असल्यामुळे बृहत माहितीमध्ये जर चूका असतील, तर त्या चुकांची ट्रान्झॅक्शन डेटामध्ये अनेक वेळेला पुनरावृत्ती होत रहाते आणि अकाउंटिंग माहितीच्या अचूकतेवर त्याचा विपरीत परिणाम होतो. या बृहत स्वरूपाच्या नोंदींसंदर्भात वेळोवेळी झालेले बदल (उदाहरणार्थ ग्राहकांच्या नावातील, पत्त्यातील झालेले बदल) बृहत माहितीमध्ये लगेच नोंद करणे आवश्यक असते.

 

हे झाले बृहत माहितीमधील माहितीची नोंद अचूकतेने करण्याच्या जास्तीच्या आवश्यकतेबद्दल. अर्थात माहितीची अचूक नोंद व्यवहारांच्या (ट्रान्झॅक्शन) माहितीची नोंद सॉफ्टवेअरमध्ये करतानाही महत्त्वाची असतेच. फरक इतकाच की, बृहत माहितीमधील माहिती आर्थिक व्यवहारांच्या परिणामांच्या अकाउंटिंग नोंदी करताना सॉफ्टवेअरद्वारे बृहत माहितीमधून जशी आहे तशी उचलली जात असल्यामुळे, बृहतमधील माहिती अचूक असण्याचे महत्त्व थोडे जास्त आहे.

या संदर्भात संगणकाबाबत कायम लक्षात ठेवण्यासारखी गोष्ट म्हणजे 'गार्बेज इन गार्बेज आउट' (GIGO) ही संकल्पना होय. ही संकल्पना आपल्याला सांगते की, संगणक हे माहितीवर फक्त प्रक्रिया करणारे यंत्र आहे. प्रक्रिया केलेली माहिती जर योग्य आणि अचूक मिळायला हवी असेल तर संगणकाला दिलेली माहितीसुद्धा योग्य आणि अचूकतेने दिलेली असली पाहिजे. संगणकाला दिलेल्या माहितीत जर चुका असतील तर अशी चुकीची माहिती स्वतः सुधारून घेण्याची क्षमता संगणकामध्ये नसल्यामुळे तिथे त्याच चुकीच्या माहितीवर प्रक्रिया केली जाणार आणि साहजिकच प्रक्रिया केलेले अहवालसुद्धा (रिपोर्ट) चुकीचेच मिळणार.

 

टॅली किंवा इतर कुठलेही अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर वापरताना आर्थिक व्यवहारांची अकाउंटिंग नोंद जेव्हा केली जाते, तेव्हा योग्य अकाउंटलाच योग्य रकमेचेच डेबिट आणि क्रेडिट अकाउंटिंगच्या नियमाप्रमाणेच दिले असेल तरच टॅलीतून त्या नोंदीसंदर्भात मिळणारा अहवाल बरोबर मिळू शकतो आणि या संबंधातला निर्णय अकाउंटिंग करणाऱ्या व्यक्तींनीच घ्यायचा असतो, टॅली ते ठरवित नाही. टॅली फारच 'यूजर फ्रेंडली' सॉफ्टवेअर असल्यामुळे बऱ्याच जणांचा असा गैरसमज असतो की, टॅलीच सर्व अकाउंटिंग करते आणि आपल्याला फक्त व्हाउचर टॅलीत भरावी (फीड करावी) लागतात. या गोड गैरसमजात राहिल्यामुळे टॅली वापरणारे काही कॉमर्स पदवीधरसुद्धा एखाद्या व्यवहाराची जर्नल एंट्री कशी होईल हे पटकन सांगू शकत नाहीत. वास्तविक टॅली इतर कुठल्याही संगणक सॉफ्टवेअरप्रमाणे फक्त अकाउंटिंगमधील यांत्रिक स्वरूपाची कामे तेवढी करते आणि त्याआधारे तयार अकाउंटिंग अहवाल समोर ठेवते. उद्योजक आणि त्याच्या अकाउंटंटनी लक्षात घेतले पाहिजे की, टॅली किंवा कुठलेही अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर अकाउंटंटच्या हातातील कॅल्क्युलेटरसारखे फक्त एक साधन आहे, जे त्याची यांत्रिक आणि वेळखाऊ कामे तेवढी कमी करते, अकाउंटंटला पर्याय उभा करीत नाही. अकाउंट मॅन्युअल असोत की संगणकीय, महत्त्वपूर्ण भूमिका असते ती अकाउंटंटचीच.

 

आता टॅलीमधील इतर बृहत माहितीबद्दल पाहूया. बृहत माहितीचा विचार करताना कॉन्फिगरेशन आणि अकाउंटिंग फीचर हे बृहत माहिती संदर्भातील टॅली मेन्यूमध्ये उपलब्ध असलेले दोन महत्त्वाचे पर्याय आपल्यासमोर येतात. उदाहरणादाखल यामध्ये अकाउंट आणि स्टॉक नोंदी एकत्रित स्वरूपात ठेवायचे की स्वतंत्रपणे, तसेच बिलाची सखोल माहिती (डिटेल डाटा) सुरुवातीला नोंद करीत असतानाच भरायची आहे का? चेक प्रिंटिंग हवे आहे का? बिले, पर्चेस ऑर्डर सॉफ्टवेअरमधून छापायची आहे का? व्हाउचर एंट्रीचे स्क्रीन कसे हवेत अशा अनेक गोष्टींची निवड वापरकर्त्याला करायची असते. एकदा या संदर्भातील निवड बृहत माहितीमध्ये केली की, त्याप्रमाणे माहितीची नोंद आणि अहवालांची रचना टॅलीत केली जाते.

 

बृहत माहितीमध्ये त्यानंतर येतो चार्ट ऑफ अकाउंट आणि त्या अकाउंटशी संबंधित अकाउंट गट (ग्रुप). व्यवसायाच्या गरजांनुसार हवी तशी लेजर अकाउंट उघडण्याची आणि अकाउंट गट ठरविण्याची सुविधा टॅलीमध्ये मिळते. नवीन तयार केलेल्या कंपनीत कॅश अकाउंट आणि नफा आणि तोटा अकाउंट ही दोन लेजर खाती टॅली सॉफ्टवेअरमधून अगोदरच तयार केलेली असतात, बाकी सर्व अकाउंट वापरकर्त्यांनी तयार करावयाची असतात. प्रत्येक लेजर अकाउंट कुठल्यातरी एका अकाउंट गटाचा भाग असते. बॅलन्सशीट, नफा आणि तोटा अकाउंटमध्ये साधारणपणे ज्या विविध सदराखाली माहिती दिली जाते, त्यावर आधारित 28 अकाउंट गट टॅलीमध्ये आधीच तयार केलेले असतात. या 28 पैकी 15 मुख्य तर 13 उपगट असतात. 15 मुख्य गटांपैकी 9 बॅलन्सशीटशी संबंधित तर, 6 नफा आणि तोटा अकाउंटशी संबंधित असतात. बृहत माहितीमध्ये प्रत्येक लेजर अकाउंट योग्य त्याच अकाउंट गटाशी जोडलेला असणे एवढे महत्त्वाचे आहे की, ज्या गटाशी विशिष्ट लेजर अकाउंट तिथे जोडलेले असेल, त्याप्रमाणे त्या अकाउंटमधील बॅलन्स टॅलीतून मिळणाऱ्या बॅलन्सशीट किंवा नफा आणि तोटा अकाउंटमध्ये विचारात घेतला जातो. अर्थातच प्रत्येक लेजर अकाउंटशी योग्य तोच गट जोडणे यावर टॅलीतून मिळणाऱ्या अंतिम अकाउंटची अचूकता फार मोठ्या प्रमाणात अवलंबून असते. उदाहरणार्थ, प्रिंटिंग आणि स्टेशनरी हा अकाउंट सर्वसाधारणपणे नफा आणि तोटा अकाउंटशी संबंधित अप्रत्यक्ष खर्च (इनडायरेक्ट एक्स्पेन्सेस) या खर्चाच्या गटाचा भाग असतो. बृहत माहितीमध्ये तो तशा प्रकारे त्या गटाशी पाहिजे तसा जोडला न जाता, बॅलन्सशीटमधील लोन आणि अॅडव्हान्स या गटाशी जोडला गेला असेल, तर या खात्याची शिल्लक म्हणजे स्टेशनरीवरचा खर्च नफ्यातून वजा होणार नाही. परंतु, बॅलन्सशीटमध्ये मात्र स्टेशनरीवर खर्च झालेली रक्कम बघायला गेले तर, जी धंद्याची मालमत्ता नाही, ती मालमत्ता म्हणून दिसत राहून, चुकीचे आर्थिक चित्र दाखविले जाईल. त्यामुळे बृहत माहितीमध्ये पाहिजे ते सर्व लेजर अकाउंट असणे आणि ते योग्य त्याच अकाउंट गटांशी जोडलेले असणे खूप आवश्यक आहे.

 

टॅली वापरणारा अगोदरच असलेल्या 28 गटांव्यतिरिक्त लेजर अकाउंटसचे नवे गट तयार करू शकतो. उदाहरणार्थ. ग्राहक अर्थात डेटर लेजर अकाउंटसाठी भौगोलिक क्षेत्राप्रमाणे गट आणि उपगट तयार करता येऊ शकतात. उदाहरणार्थ, मुंबई, पश्चिम महाराष्ट्र, कोकण, मराठवाडा, खान्देश आणि विदर्भ याप्रमाणे ग्राहकांचे मुख्य गट आणि त्या प्रत्येकातील शहराप्रमाणे त्यामध्ये उपगट बनविता येऊ शकतात. अशाप्रकारचे जर गट बनविले असतील तर टॅलीमधून मिळणारे ग्राहक अहवाल क्षेत्रनिहाय (एरियावाइज) मिळतील आणि बिलांच्या वसुलीसाठी आणि मार्केट प्रमोशनसाठी अधिक उपयोगाचे ठरू शकतील. टॅलीमध्ये जसे गट बनविलेले असतील त्याप्रमाणे टॅलीमधून बॅलन्सशीट, नफा आणि तोटा अकाउंट आणि गटाप्रमाणे अहवाल मिळू शकतात. आधी बनविलेल्या गट आणि उपगटांमध्ये व्यवसायाच्या गरजांनुसार वेळोवेळी बदलही करता येतात. असे बदल गरजेनुसार केलेच पाहिजेत नाहीतर अहवालाची उपयुक्तता कमी होईल.

व्यवहाराच्या नोंदी करताना बृहत माहितीमधील यानंतर येणारा अतिशय महत्त्वाचा भाग म्हणजे व्यवसायामध्ये व्हाउचरचे कुठले प्रकार वापरण्यात येणार याची सूची होय. त्याच्या नोंदी, स्क्रीनची रचना, तसेच इतर बृहत माहिती याविषयी आपण पुढील भागात माहिती घेऊ.