महत्त्वाचे आर्थिक अहवाल

 

आपण टॅलीमधून मिळणाऱ्या महत्त्वाच्या आर्थिक अहवालांबद्दल (रिपोर्ट) या लेखात जाणून घेणार आहोत. त्याची सुरुवात आपण सर्वात महत्त्वाच्या अशा फायनल अकाउंट्सपासून म्हणजे ताळेबंद (बॅलन्सशीट) आणि नफा आणि तोटा (प्रॉफिट अँड लॉस) अकाउंट या दोन अहवालांपासून करणार आहोत.

 

 

लेखमालेतील आधीच्या भागांमध्ये आपण जाणून घेतले आहे की, धंद्यातील नफा आणि नुकसान, तसेच धंद्याच्या मालमत्ता आणि देणी यांची कालानुरूप स्थिती ठराविक अंतराने समजून यावी म्हणून हिशेब ठेवण्यासाठीचे असे एक आर्थिक वर्ष निश्चित केले जाते आणि अशा हिशेबाच्या आधारे वर्षाअखेरीस नफा तोटा पत्रक आणि ताळेबंद हे दोन अतिशय महत्त्वाचे आर्थिक अहवाल, ज्यांना फायनल अकाउंट्स असे संबोधण्यात येते, बनविले जातात. अर्थात टॅली किंवा इतर बरेच अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर ऑनलाइन पद्धतीने कार्य करीत असल्यामुळे, कुठल्याही आर्थिक व्यवहाराची व्हाउचर नोंदणी (एंट्री) करून झाली की, लगेचच त्या व्यवहाराच्या वेळेपर्यंतचा ताळेबंद आणि नफा तोटा अहवाल वापरकर्त्याला ताबडतोब मिळू शकतो. त्यामुळे रोजच्या रोज किंवा दर महिन्याच्या अखेरच्या तारखेचा किंवा प्रत्येक तिमाहीचे असे अंतिम अहवाल काढणे आता बहुतेक उद्योगांमध्ये सवयीचे बनले आहे. हे महत्त्वाचे अहवाल जितके वेळेवर आणि रियल टाइम बेसिसवर मिळतील तेवढा त्याआधारे आर्थिक निर्णय घेण्यासाठी उद्योजक त्यांचा उपयोग करून घेऊ शकतो. 'ए स्टिच इन टाइम सेव्हज नाइन' ही इंग्रजी म्हण तर सर्वश्रुत आहे. म्हणून वर्षाअखेरीस बनविले जाणारे ताळेबंद आणि नफा आणि तोटा अकाउंट हे अहवाल सध्याच्या काळात आयकर तसेच इतर कर आणि कायदे यांच्याकरीता जे परतावे (रिटर्न) भरावे लागतात ते तयार करण्यासाठी प्रामुख्याने उपयोगाचे ठरतात. व्यवस्थापनाच्या उपयोगासाठी हे अहवाल वर्ष चालू असतानाच काढले जातात आणि त्याआधारे निर्णय घेतले जातात.

 

 

धंद्याची कोणत्याही तारखेची मालमत्ता आणि देणी यांची स्थिती कशी आहे हे ताळेबंद दाखवितो, तर ही स्थिती येण्यासाठी मागील काळात झालेला किती नफा किंवा नुकसान कारणीभूत ठरले हे चित्र नफा तोटा अहवाल दाखवितो. ताळेबंद एका विवक्षित क्षणाच्या मालमत्ता आणि देण्याची स्थिती दाखविणाऱ्या प्रकाशचित्रासारखा अहवाल असतो, तर नफा तोटा अहवाल जणू एखाद्या व्हिडिओप्रमाणे नफा-तोट्याला वर्षभरात कारणीभूत ठरलेल्या गोष्टींचा प्रवाह दाखवित असतो. ताळेबंद हा विशिष्ट तारखेची स्थिती दाखवितो म्हणून ताळेबंदाचे शीर्षकच मुळी अमुक अमुक तारखेचा ताळेबंद असे असते. तर नफा-तोटा अहवाल एखाद्या लेजर अकाउंटप्रमाणे विशिष्ट कालावधीत वेगवेगळ्या कारणांमुळे किती उत्पन्न मिळाले आणि ते मिळविण्यासाठी वेगवेगळ्या गोष्टींवर किती खर्च झाला हे दाखवितो. म्हणून त्याचे शीर्षक या वर्षाचा, या महिन्याचा, या तिमाहीचा किंवा आणखी कुठल्या वेगळ्या कालावधीसाठीचा नफा तोटा अहवाल असे लिहिले जाते. इंग्रजीमध्ये नफा तोटा अहवालासाठी म्हणूनच प्रॉफिट अँड लॉस अकाउंट असा समर्पक शब्द वापरला जातो. अकाउंट असल्यामुळे नफा तोटा अहवाल हा विशिष्ट कालावधीसाठी असतो, तर ताळेबंदामध्ये मालमत्ता आणि देण्याची ठराविक तारखेला असणारी आकडेवारी दाखविली जात असल्यामुळे तो मात्र त्या तारखेपुरेसाच असतो.

 

 

पूर्वापार चालत आलेल्या पद्धतीनुसार फायनल अकाउंट इंग्रजी 'T' या अक्षराच्या आकाराप्रमाणे असलेल्या फॉरमॅटमध्ये बनविला जातो. ताळेबंदामध्ये या फॉरमॅटमधल्या डाव्या बाजूवर धंद्याची सर्व देणी (लायबिलिटीज) असतात, तर उजव्या बाजूला सर्व मालमत्ता (अॅसेट) दाखविल्या जातात. नफा तोटा अहवालाच्या डाव्या बाजूला धंद्याचे सर्व खर्च असतात, तर उजव्या बाजूला सर्व प्रकारच्या उत्पन्नाच्या नोंदी केलेल्या असतात. आडव्या T फॉर्ममध्ये ज्याप्रमाणे फायनल अकाउंट्स बनविली जातात तशीच ती वेगळ्या पद्धतीत उभ्या फॉरमॅटमध्येसुद्धा मांडता येतात. सध्या उभा फॉरमॅट प्रचलित आहे. कंपनी कायद्याप्रमाणे फायनल अकाउंट्स आणि ऑडिट अहवालामध्ये कोणत्या फॉरमॅटमध्ये, कोणत्या पद्धतीने वर्गवारी करून, कोणती माहिती कशा प्रकारे दिली गेली पाहिजे याबाबत कायदेशीर तरतुदी केलेल्या आहेत आणि त्यामुळे कंपन्यांचे आर्थिक अहवाल एका ठराविक फॉरमॅटमध्येच बनविलेले असतात. प्रचलित मांडणीच्या पद्धतीनुसार कंपनी कायद्याप्रमाणे सूचित केलेला फायनल अकाउंट्सचा फॉरमॅट हासुद्धा उभ्या पद्धतीचाच आहे.

 

 

उभ्या फॉरमॅटमध्ये फायनल अकाउंट्सचे उभे दोन भाग होतात आणि यामध्ये ताळेबंदाच्या पहिल्या उभ्या भागात धंद्याची सर्व देणी दाखविली जातात आणि शेवटी पहिल्या भागाची म्हणजेच धंद्याच्या सर्व देण्याची बेरीज दाखविलेली असते. ताळेबंदाच्या नंतर येणाऱ्या दुसऱ्या उभ्या भागात धंद्याच्या सर्व मालमत्ता दाखविल्या जातात आणि शेवटी त्या भागाची म्हणजेच धंद्याच्या सर्व मालमत्तांची बेरीज दाखविलेली असते. नफा तोटा अहवालाच्या बाबतीत उभ्या पद्धतीमध्ये पहिल्या उभ्या भागात उत्पन्नाचे सर्व स्रोत आणि शेवटी मिळालेल्या सर्व उत्पन्नाची बेरीज दाखविली जाते. दुसऱ्या उभ्या भागात खर्चाच्या सर्व बाबी आणि शेवटी झालेल्या सर्व खर्चाची बेरीज दाखविली जाते. त्यानंतर येणाऱ्या भागांमध्ये खर्च वजा जाता मिळालेले निव्वळ उत्पन्न म्हणजेच नफा आणि जर खर्चाची बेरीज जास्त असेल तर झालेला तोटा याविषयी विविध सदराखाली माहिती दिली जाते.

 

 

फायनल अकाउंट्समध्ये सुरुवातीलाच शीर्षकाचा एक भाग म्हणून लिहिलेले दिसते की, या पत्रकांमधील आकडे नक्त रुपयात, की संक्षिप्त स्वरूपात हजारात, लाखात किंवा कोटींमध्ये आहेत. ही अतिशय महत्त्वाची बाब आहे. हे न लक्षात घेताच हे अहवाल वाचायला घेतले तर समजण्यामध्ये फार मोठा गोंधळ होण्याची शक्यता असते. तसेच फायनल अकाउंट्समध्ये चालू वर्षाच्या बरोबरीने मागील वर्षाचे आकडेसुद्धा दाखविलेले असतात, ज्यांचा चालू वर्षाच्या आकड्यांचा संदर्भ समजून घेण्यासाठी फार मोठा फायदा होतो.

 

 

लेखमालेच्या यापूर्वीच्या भागात आपण बघितले आहे की, अकाउंटिंग करण्यासाठी म्हणून धंद्याला स्वतंत्र अस्तित्त्व आहे असे समजले जाते आणि त्याचवेळी धंद्याचे स्वतःचे म्हणून असे काहीही नाही हेही तत्त्व मानले जाते. त्यामुळे जर धंद्यामध्ये काही मालमत्ता असेल तर ती मिळविण्यासाठी धंद्याला तेवढ्याच रकमेची देणीसुद्धा निर्माण झालेली असतात आणि म्हणून कायमच धंद्याच्या सर्व मालमत्तांची बेरीज सर्व देण्याच्या बेरजेएवढीच असते, त्यामध्ये फरक नसतो. उभ्या फॉरमॅटमध्ये म्हणूनच धंद्याला कुठून किंवा कोणाकडून पैसे मिळाले अर्थात संसाधनांचे स्रोत पहिल्या भागात येतात आणि मिळालेले पैसे कोणत्या संसाधनांमध्ये गुंतविले गेले आहेत अर्थात धंद्याच्या मालमत्ता कोणत्या आणि किती रकमेच्या आहेत ते खाली येणाऱ्या दुसऱ्या भागात दाखविले जाते.

 

धंदा ज्यांच्या मालकीचा असतो त्यांच्याकडून धंद्यामध्ये केलेल्या गुंतवणुकीला मालकांनी धंद्यात घातलेले भांडवल समजले जाते, जे धंद्याच्या दृष्टिकोनातून पाहिले असता धंद्याला मालकांप्रती झालेले देणे असते. अर्थात धंद्यामध्ये जी कोणती संसाधने वापरली जातात त्यांचा स्रोत काही प्रमाणात मालकांकडून मिळालेल्या भांडवलामध्ये असतो आणि उरलेला स्रोत बाहेरील संस्था आणि व्यक्ती यांच्याकडून धंद्यासाठी कर्ज स्वरूपात मिळालेल्या पैशांमध्ये असतो. धंद्याचे मालक धंदा करतात आणि त्यामुळे अर्थातच धंदा केल्यामुळे जो काही फायदा किंवा तोटा होतो त्याचेही उत्तरदायित्त्व मालकांचेच असते. म्हणूनच नफा तोटा अहवालात जर नफा झाला असेल तर तेवढी रक्कम धंद्यासाठी मालकांप्रती झालेले देणे असते. याउलट जर तोटा झाला असेल तर, तो मालकांच्यामुळे झाला असल्यामुळे तेवढी रक्कम त्यांच्याकडून वसूल करण्याचा अधिकार धंद्याला प्राप्त होतो. अर्थात झालेला तोटा हे धंद्याच्या दृष्टिकोनातून धंद्यासाठी मालकांकडून येणे असते. इतर येण्यांप्रमाणे हे येणेसुद्धा धंद्याची मालमत्ताच असते. नफा तोटा अहवालाप्रमाणे येणारा नफा किंवा तोटा, म्हणूनच ताळेबंदामध्ये वर्ग केला जातो आणि ती रक्कम मालकांच्या भांडवलामध्ये देणे किंवा येणे म्हणून दाखविली जाते.

 

धंदा करून झालेली गोळाबेरीज म्हणजे नफा किंवा तोटा तसेच सर्व मालमत्ता आणि देणी यांची स्थिती असा सगळा तपशील समाविष्ट होत असल्यामुळे, ताळेबंदामधून अकाउंटिंगमधले मूलभूत समीकरण 'मालमत्ता = मालकांचे भांडवल + इतर देणी' म्हणजेच सर्व मालमत्तांची बेरीज, मालकांचे धंद्यातील भांडवल आणि इतर देणी यांच्या बेरजेएवढीच असते हे प्रतीत होते. त्यामुळे धंद्यामध्ये ताळेबंद महत्त्वाचा असतो.

 

पुढील लेखात आपण फायनल अकाउंट्सच्या इतर बाबींवर चर्चा करणार आहोत.