फायनल अकाउंट्‌सशी संबंधित अकाउंटिंग तत्त्वे

धातुकाम मासिकात नोव्हेंबर 2020 मध्ये प्रकाशित झालेल्या लेखात धंद्यातील नफा आणि नुकसान तसेच, धंद्याच्या मालमत्ता आणि देणी यांची कालानुरूप स्थिती ठराविक अंतराने समजून यावी म्हणून हिशेब ठेवण्यासाठी एक आर्थिक वर्ष निश्चित केले जाते. अशा हिशेबाच्या आधारे वर्षाअखेरीस नफा तोटा अहवाल आणि ताळेबंद हे दोन अतिशय महत्त्वाचे आर्थिक अहवाल बनविले जातात याबाबत आपण जाणून घेतले. 

आपल्या देशात बहुतेक उद्योग व्यवसायांचे आर्थिक वर्ष दरवर्षी 31 मार्चला संपते आणि त्या तारखेला संपलेल्या वर्षांसाठीचे म्हणून नफा तोटा अहवाल अर्थात प्रॉफिट अँड लॉस अकाउंट आणि 31 मार्च या तारखेची बॅलन्स शीट अर्थात ताळेबंदसुद्धा तयार केला जातो. या दोन्ही अहवालांमुळे 31 मार्चला संपलेल्या वर्षाची आर्थिक स्थिती कशी होती याबद्दल संपूर्ण माहिती मिळते. इंग्रजीमध्ये त्यांचा उल्लेख म्हणूनच फायनल अकाउंट्स अशा समर्पक शब्दांमधून केला जातो. हे दोन्ही अतिशय महत्त्वाचे आर्थिक अहवाल समजून घेताना सर्वात आधी ते अहवाल बनविताना कुठल्या अकाउंटिंगविषयक संकल्पनांचा वापर केला जातो याविषयी माहिती असणे गरजेचे आहे. हे समजले तरच आपल्याला या दोन्ही अहवालांमध्ये दिलेल्या आकड्यांमागचा अर्थ उलगडू शकेल. या भागात आपण या संकल्पनांबद्दल थोडक्यात जाणून घेणार आहोत. 

धंद्याच्या मालकापेक्षा धंद्याचे अस्तित्त्व वेगळे आहे असे मानून हिशेब ठेवले जातात. म्हणजे एखाद्या प्रोप्रायटरशिपमध्ये कायद्याच्या दृष्टीने धंदा म्हणजे जरी मालकच असला तरीही हिशेब ठेवण्यासाठी मालक हा धंद्यापेक्षा वेगळा समजला जातो आणि त्यांनी धंद्यात गुंतविलेले भांडवल हे धंद्याला मिळालेले कर्ज समजले जाते. त्याचप्रमाणे मालकाने वेळोवेळी धंद्यातून केलेली उचल हा धंद्याकडून त्याने घेतलेला अॅडव्हान्स आहे असे समजून त्याची नोंद होते. धंद्याचे हिशेब त्याच्या मालकाच्या नाही तर धंद्याच्या दृष्टिकोनातून ठेवले जातात. मालकापासून धंदा वेगळा समजणे हे तत्त्व, हा धंद्याच्या हिशोबाचा एक महत्त्वाचा भाग आहे. याच तत्त्वाच्या आधारे मालकाची वैयक्तिक मालमत्ता आणि देणी धंद्याच्या हिशेबात घेतली जात नाहीत, म्हणूनच धंद्याच्या ताळेबंदामध्ये ज्या मालमत्ता आणि जी देणी दाखविली जातात ती सर्व फक्त धंद्याचीच असतात, यात मालकाच्या वैयक्तिक संपत्तीचा समावेश केला जात नाही. धंद्यामध्ये मालकाने गुंतविलेले भांडवल, जी मालकाच्या दृष्टिकोनातून त्याची संपत्ती असते, तीच उलट अर्थाने धंद्याच्या दृष्टिकोनातून विचार केला असता धंद्याची लायबिलिटी किंवा देणे ठरते आणि म्हणूनच ताळेबंदामध्ये मालकाचे भांडवल लायबिलिटी अर्थात देणे बाजूला, धंद्याच्या इतर देण्यांप्रमाणेच देणे म्हणूनच दाखविली जाते.

ज्या धंद्याचे हिशेब ठेवायचे आहेत तो धंदा कायमस्वरूपी चालू स्थितीत राहणार आहे अशा गृहितकावर हिशेब ठेवले जातात. या संकल्पनेमुळे दीर्घकालीन फायदा मिळवून देणारे खर्च उदाहरणार्थ मशीनची खरेदी इत्यादी एकाच वर्षी एकदम खर्च म्हणून नोंदविले न जाता मालमत्ता म्हणून नोंदविले जातात आणि प्रत्येक आर्थिक वर्षात मशीनचा वापर करण्याचा खर्च म्हणून घसाऱ्याची रक्कम नफ्यातून वजा केली जाते. 

अकाउंटिंग करीत असताना म्हणूनच मालमत्ता आणि देणी यांची जेव्हा वर्गवारी करावयाची असते तेव्हा, एका वर्षापेक्षा कमी कालावधीच्या मालमत्ता आणि देणी चालू (करंट) या सदराखाली घेतली जातात. जसे, दैनंदिन खर्चाकरीता लागणारी रोकड, कच्चा माल, उत्पादन प्रक्रियेमधील अपूर्ण माल, तयार माल, उधारीवर माल विकल्यामुळे ग्राहकांकडून वसूल करावयाच्या बिलांची रक्कम, पुरवठादाराची (सप्लायर) बिले देणे इत्यादी. धंद्यात ज्या मालमत्ता आणि देणी याहून अधिक काळासाठी राहण्याची शक्यता असते त्या सर्व स्थिर मालमत्ता आणि दीर्घ मुदतीची देणी या सदराखाली हिशेबात घेतल्या जातात. उदाहरणार्थ, जमीन, बिल्डिंग, मशीनरी, पेटंट्स, टर्म लोन इत्यादी. 

उद्योगधंद्यांचे हिशेब जगभर सर्वसाधारणपणे डबल एंट्री बुककिपिंगच्या तत्त्वानुसार ठेवले जातात. या तत्त्वानुसार कुठल्याही व्यवहाराची हिशेबामध्ये नोंद करताना त्या व्यवहारामुळे किमान दोन अकाउंटिंग परिणाम झाले असे लक्षात घेऊन हिशेब ठेवले जातात. उदाहरणादाखल आपण पाहिले होते की, धंदा सुरू करण्यासाठी मालकाने दहा हजार रुपये रोखीच्या स्वरूपात धंद्यामध्ये आणले तर या घटनेची हिशेबात नोंद करताना आलेली रोकड मालमत्ता म्हणून नोंदविली जाते, तर तेवढ्याच रकमेचे मालकाप्रती कर्ज निर्माण झाले आहे हेही लक्षात घेतले जाते. या दुहेरी परिणामाच्या तत्त्वानुसार कुठल्याही आर्थिक व्यवहाराचे जे दोन किंवा त्यापेक्षा अधिक अकाउंटिंग परिणाम होतात त्यापैकी काही डेबिट स्वरूपाचे तर काही क्रेडिट स्वरूपाचे असतात. एखाद्या व्यवहारामध्ये फक्त दोनच अकाउंटिंग परिणाम संभवत असतील म्हणजे त्या व्यवहाराचा संबंध फक्त दोनच अकाउंटशी येत असेल, तर त्यापैकी एका खात्याला त्या व्यवहाराची रक्कम डेबिट टाकली जाते आणि दुसऱ्या राहिलेल्या खात्यामध्ये तेवढीच रक्कम क्रेडिट केली जाते. प्रत्येक व्यवहारासाठी हिशोबात डबल एंट्री पद्धतीनुसार जी एंट्री किंवा नोंद केली जाते त्यामधील डेबिट आणि क्रेडिट परिणामांची बेरीज नेहमीच सारखी असते. प्रत्येक व्यवहाराची नोंद करताना डेबिट आणि क्रेडिट बाजूचे परिणाम सारख्याच रकमेचे नोंदविले गेल्यामुळे वर्षाअखेरीस जेव्हा ताळेबंद बनविण्यासाठी हिशेबाच्या पुस्तकांचा आढावा घेतला जातो, तेव्हासुद्धा संपूर्ण वर्षभरात झालेल्या सर्व आर्थिक व्यवहाराच्या नोंदींमधील डेबिट आणि क्रेडिट परिणामांची एकत्रित बेरीजसुद्धा सारखीच राहते आणि त्यामुळेच धंद्याच्या एकूण मालमत्ता आणि देणी सारख्याच रकमेच्या असल्याचे दिसून येते. आपण यापूर्वी पाहिले आहे की, हिशेबाच्या नोंदी करण्यासाठी म्हणून धंद्याला मालकापासून वेगळे अस्तित्त्व आहे असे मानण्यात येते. मात्र त्याचवेळी धंद्याकडे स्वतःचे म्हणून असेही काहीच नसते हे तत्त्वसुद्धा पाळले जाते. त्यामुळे धंद्यामध्ये ज्या काही मालमत्ता असतात त्या मिळविण्यासाठी धंद्याला मालक आणि इतरांकडून तेवढेच कर्जही निर्माण झालेले असते. अर्थात धंद्याच्या जेवढ्या मालमत्ता तेवढीच त्याची देणी हा ताळा कायम जमलेला असतो आणि त्यालाच आपण ताळेबंद असे म्हणतो.

धंद्याचा हिशेब ठेवणारा धंद्याच्या मालमत्ता आणि देण्यांकडे अलिप्तपणे पहात असतो. तसेच हिशेबाच्या नोंदी करताना धंद्याचे स्वतःचे म्हणून असे काही नाही असे समजून आपले काम करीत राहतो. म्हणजेच 'इदम् न मम' हे आध्यात्मिक तत्त्वच जणू तो धंद्याच्या बाबतीत आचरणात आणत असतो. ताळेबंद अर्थात बॅलन्स शीट या नावामध्येच ताळा किंवा बॅलन्स असणे अंतर्भूत आहे आणि हिशेब ठेवताना प्रत्येक व्यवहाराच्या नोंदीतले डेबिट आणि क्रेडिट सारखे ठेवले तर आणि तरच हा बॅलन्स साधता येतो.

धंद्याचे उत्पन्न आणि ते मिळविण्यासाठी झालेला खर्च यांचा हिशेबामध्ये ताळमेळ बसतोय किंवा नाही हे नेहमीच तपासले जाते. उत्पन्न आणि खर्च यापैकी काहीही नफा तोटा अहवालामध्ये दाखविण्यापूर्वी त्यांची एकमेकांशी सांगड कशी घातली जाते आणि त्यापैकी काहीही एकमेकांशी तुलना करता अपूर्ण नाही ना हे तपासले जाते. उदाहरणार्थ, एखाद्या व्यापाऱ्याने विशिष्ट मागणी (ऑर्डर) पूर्ण करण्यासाठी एक लाख रुपयांचा माल खरेदी केला असेल, परंतु आर्थिक वर्ष संपण्यापूर्वी त्या मालाची जर विक्री झाली नसेल तर, असा शिल्लक माल हा त्या वर्षीचा खर्च म्हणून न दाखविता साठा (स्टॉक) म्हणून बॅलन्स शीटमध्ये दाखविला जातो. ज्या वर्षात विक्री होईल त्याच वर्षात तो खर्च म्हणून धरला जातो.

 

दुसरे उदाहरण घ्यायचे झाले तर, कधी कधी असे होते की, पुरवठादाराकडून आलेले मटेरियल वापरून तयार केलेल्या मालाची विक्रीसुद्धा होऊन जाते, पण दफ्तर दिरंगाईमुळे सदर मालाचे बिल पुरवठादाराकडून वर्षअखेरीपर्यंत प्राप्त झालेले नसते. अशा परिस्थितीत फक्त विक्रीची नोंद हिशेबात केली आणि ती विक्री होण्याकरिता जो माल विकत घेतला तो खर्च म्हणून हिशेबात घेतला नाही, तर या वर्षाची विक्रीची संपूर्ण रक्कम फायदा म्हणून या वर्षीच्या नफा तोटा अहवालात दिसेल. त्यामुळे पुढच्या वर्षात जेव्हा बिल येईल तेव्हा त्या वर्षाच्या नफा तोटा अहवालात फक्त खर्चच नोंदविलेला दिसेल. अर्थात पहिल्या वर्षीचा नफा आणि दुसऱ्या वर्षीचा तोटा दोन्ही चुकीचे दाखविले जातील. कारण या वर्षीच्या विक्रीच्या उत्पन्नाची संबंधित खरेदीच्या खर्चाशी सांगड घातली गेली नाही. ही सांगड घातली जावी यासाठी जरी पुरवठादाराकडून बिल मिळालेले नसेल तरी आपल्या खरेदी (पर्चेस) ऑर्डरच्या आधारे सदर मालाचे मूल्यमापन करून ती रक्कम खर्च म्हणून हिशेबात नोंदविली जाते. अर्थात उत्पन्न मिळविण्यासाठी झालेला खर्चसुद्धा हिशेबात नोंदला जाईल आणि नफ्याची स्थिती यथार्थपणे दर्शविली जाते.

 

उत्पन्न आणि खर्च या दोघांची अशी सांगड बसविण्याच्या तत्त्वाला मॅचिंग प्रिन्सिपल असे संबोधण्यात येते. या तत्त्वाच्या पालनामुळेच कुठल्याही आर्थिक वर्षाच्या नफा तोटा अहवालामध्ये दिसणारा नफा हा त्या वर्षात झालेल्या आर्थिक व्यवहारांचा परिपूर्ण परिपाक आहे याची खात्री होते. हे तत्त्व पाळले नाही तर एका आर्थिक वर्षात उत्पन्नाची नोंदणी आणि पुढच्या आर्थिक वर्षात फक्त खर्च नोंदला जाऊन दोन्ही वर्षांचा नफा किंवा तोटा प्रत्यक्षात न झालेला दाखविला जाईल, ही गोष्ट टाळली जाते.

हिशेबात नोंदी करण्याच्या बाबतीत असणारी बरीच तत्त्वे संकल्पना आणि नियम सार्वत्रिक सारखे जरी असले, तरी यापैकी काहींचा अवलंब करताना वेगवेगळे पर्याय निवडणे हेही अकाउंटिंग शास्त्रांमध्ये मान्य आहे. त्यामुळे अशा वैकल्पिक धोरणांविषयी तत्त्व आणि संकल्पना याविषयी धंद्याने जे विशिष्ट पर्याय निवडले असतील, ते हिशेब लिहिताना प्रत्येक आर्थिक वर्षात कायम ठेवले असतील अशी अपेक्षा असते. हे जर केले नाही तर प्रत्येक आर्थिक वर्षातील हिशेबानुसार दिसणाऱ्या परिणामांची योग्य तुलना करता येत नाही. अर्थात धोरण सातत्य याचा अर्थ एकदा निवडलेले पर्याय कधीच बदलू नयेत असा होत नाही. परिस्थितीनुसार एखाद्या आर्थिक वर्षात जर अकाउंटिंग पॉलिसीमध्ये बदल करावा लागला असेल तर अशा बदलाची स्पष्ट कल्पना आर्थिक अहवालामध्ये देणे आवश्यक असते.

उदाहरणार्थ, शिल्लक मालाचे म्हणजेच स्टॉकचे मूल्यमापन करताना फिफो (फर्स्ट इन फर्स्ट आउट), लिफो (लास्ट इन फर्स्ट आउट) किंवा वेटेड अॅव्हरेज अशा विविध पर्यायांचा अवलंब करण्याचे स्वातंत्र्य उद्योगाला मिळते परंतु एक वर्षात एका विशिष्ट पद्धतीने मूल्यमापन केल्यावर पुढील वर्षाच्या शिल्लक स्टॉकचे मूल्यमापनसुद्धा त्याचप्रकारे करणे आवश्यक आहे नाहीतर नफा किंवा तोटा यांची स्थिती यथार्थपणे दाखविली जाणार नाही. अर्थात काही कारणामुळे जर मूल्यमापनाची वेगळी पद्धत अवलंबण्याची आवश्यकता एखाद्या वर्षात निर्माण झाल्यास तसा बदल करता येतो, परंतु असा बदल केल्यामुळे नफा किंवा तोटा यांच्यावर त्याचा किती परिणाम झाला आहे हेसुद्धा फायनल अकाउंट्समध्ये टीपेच्या स्वरूपात लिहावे लागते.

हिशेब ठेवताना कॉन्झर्वेटिझम या तत्त्वाचा अवलंब करण्याचे एक महत्त्वाचे तत्त्व अकाउंटिंग शास्त्रात आहे. याचा अर्थ असा की, एखादे उत्पन्न मिळाले अशी नोंद करण्यापूर्वी असे उत्पन्न कायदेशीररित्या नक्की प्राप्त झाले आहे याची खात्री केली जाते. याउलट एखादे नुकसान किंवा खर्च होण्याची बऱ्यापैकी शक्यता वाटत असेल, तर त्याची नोंद या गोष्टी प्रत्यक्षात जरी घडल्या नसतील तरी केली जाते. हे करण्याचा उद्देश हिशेबात दाखविलेली आर्थिक स्थिती प्रत्यक्षात असेल हे पाहण्याचा असतो. त्यामुळे व्यवसायाचे गुलाबी आर्थिक चित्र रंगविण्यापेक्षा, आहे त्यापेक्षा थोडे फिकट रंग ठेवण्याकडे हिशेब ठेवणाऱ्यांचा कल राहतो. या पाठीमागे दिशाभूल करणारे अवास्तव चांगले चित्र दाखविण्यापेक्षा वास्तव थोडे अधिक कठोर का असेना पण निश्चित असे चित्र दाखविण्याचा दृष्टिकोन असतो. उदाहरण घ्यायचे झाले तर आर्थिक वर्षाअखेर जो माल शिल्लक राहतो त्याची किंमत नफा तोटा अहवालासाठी धरताना खरेदीची किंवा बाजारभावाप्रमाणे या दोघांपैकी जी कमी असेल त्या किंमतीला शिल्लक मालाचे मूल्यमापन केले जाते. 'कॉस्ट आणि मार्केट प्राइस विचएव्हर इज लोअर' या तत्त्वाप्रमाणे शिल्लक मालाची बाजारातील किंमत जर खरेदीच्या किंमतीपेक्षा जास्त असेल तर अशा वाढीव किंमतीमुळे होऊ शकणारा नफा विचारात घेतला जात नाही. मात्र बाजारभाव जर घसरले असतील तर प्रत्यक्षात जरी माल विकला गेला नसेल तरी शिल्लक मालाच्या विक्रीमधून होऊ शकणारा संभाव्य तोटा मात्र बाजारभावानुसार मालाचे मूल्यमापन करून हिशेबात घेतला जातो. 

धंद्याच्या आर्थिक स्थितीवर परिणाम करू शकतील अशा सर्व घडामोडींची नोंद हिशोबात घेतली गेली आहे ना याची अंतिम अकाउंट (फायनल अकाउंट्स) बनविण्यापूर्वी नेहमीच खात्री केली जाते. विशिष्ट आर्थिक घटना हिशेबात नोंद करण्याच्या दृष्टीने महत्त्वाची आहे किंवा नाही याचा निर्णय मात्र परिस्थितीनुसार घ्यावा लागतो. धंद्यात एकूण विक्रीशी तुलना करता दिसणारी एखाद्या व्यवहाराची रक्कम हा यामधील एक प्रमुख निकष असला तरी तो एकमेव निकष मात्र असत नाही. उदाहरणार्थ, 500 कोटींचा टर्नओव्हर असणाऱ्या एखाद्या कंपनीच्या हिशेबात एखादे 1000 रुपयांचे बिल नोंद करावयाचे राहून गेले असेल तसेच अशा प्रकारच्या किरकोळ रकमांच्या काही इतर आणखी लहान सहान चुका जरी झाल्या असतील तरी अशा चुकांमुळे कंपनीच्या नफा किंवा तोटा, जो अंतिम आहवालामध्ये दाखविला जाईल, त्याच्या विश्वासार्हतेवर फारसा परिणाम होत नाही. मात्र गाळली गेलेली 1000 रुपयांची विक्री कंपनीच्या एखाद्या नवीन उत्पादनाची त्या वर्षात पहिल्यांदाच झालेली एकूण विक्री असेल तर, हे बिल हिशेबात न धरण्याची चूक महत्त्वाची माहिती फायनल अकाउंट्स वाचणाऱ्यापासून लपविण्याचा उद्देशाने केली आहे असे कदाचित मानले जाईल. अशी फायनल अकाउंट्स कंपनीची त्या वर्षाची आर्थिक स्थिती बरोबर दाखवीत नाहीत असाही निष्कर्ष निघू शकेल.

 

वरील तत्त्वांच्या आधारे हिशेब ठेवले जातात आणि त्या हिशेबाचा गोषवारा (समरी) म्हणून वर्षाअखेरीस फायनल अकाउंट्स तयार केले जातात. पुढील भागात आपण फायनल अकाउंट्स कसे बनविले जातात आणि ते कसे समजून घ्यायचे याविषयी चर्चा करणार आहोत.