टॅली अकाउंटिंगची ओळख

धातुकाम मासिकात मार्च 2021 मध्ये प्रकाशित झालेल्या लेखात आपण संगणकीय अकाउंटिंगसंबंधी प्राथमिक माहिती करून घेतली. आता लघु आणि मध्यम उद्योगांमध्ये सर्वसाधारणपणे वापरल्या जाणाऱ्या टॅली अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरबद्दल दोन भागांमध्ये आपण माहिती घेणार आहोत. टॅलीची माहिती असण्याचा उद्योजकांना फायदा म्हणजे अकाउंटंटने समोर आणून ठेवलेला अहवाल (रिपोर्ट) कसा तयार झाला आहे हे समजल्यामुळे त्याच्या अंतरंगात डोकावून बघणे त्यांना सहज शक्य होते. अर्थातच त्यामुळे टॅलीमधून काढलेले विविध अहवाल कितपत बरोबर आहेत हे जाणून घेतल्यानंतर त्या अहवालाच्या आधारे योग्य ते आर्थिक निर्णय घेण्यासाठी हे अहवाल अधिक परिणामकारकपणे वापरता येणे शक्य होते.

 

टॅली हे अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर बंगळुरू स्थित टॅली सोल्युशन प्रा. लि. या कंपनीने तयार केले असून 1986 पासून ते बाजारात उपलब्ध आहे. ग्राहकांच्या वाढत्या गरजा भागविण्यासाठी वेळोवेळी या सॉफ्टवेअरमध्ये अनेक सुधारणा करण्यात आल्या असून, ERP सहित टॅली ही त्यातील प्रमुख सुधारणा आहे. 2017 मध्ये GST रिटर्न भरणे आणि इतर काही तरतुदींचे पालन अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरमधूनच करता यावे याकरिता टॅलीचे GST कंप्लायंट व्हर्जन उपलब्ध झाले आहे. मागील लेखात म्हटल्याप्रमाणे ERP सहित टॅली ERP 9 हे व्हर्जन बहुतेक ठिकाणी वापरले जात असल्यामुळे त्याबद्दल आपण आता अधिक माहिती घेऊ.

 

अकाउंटिंगच्या दृष्टीने पाहिले असता नुसते टॅली आणि टॅली ERP या दोघांमधील तत्त्वे आणि कार्यपद्धती साधारणपणे सारख्याच स्वरूपाची असल्यामुळे टॅली ERP न वापरता नुसते टॅली जरी वापरले जात असेल तरीही टॅलीसंबंधीची ही पुढील माहिती उद्योजकांना उपयुक्त ठरेल. इतर बऱ्याच अकाउंटिंग सॉफ्टवेअरशी तुलना करता टॅलीचे प्रमुख वैशिष्ट्य म्हणजे त्यात वेगवेगळ्या लेजर खात्यामध्ये लेजर पोस्टिंग करण्यासाठी अकाउंट कोड किंवा अकाउंट नंबरचा वापर केला जात नाही, तर प्रत्येक अकाउंटसाठी व्यवहारात जे नाव वापरण्यात येते ते नाव हीच त्या अकाउंटची टॅली सॉफ्टवेअरमधील ओळख असते.

 

टॅली हे कोडलेस सॉफ्टवेअर असल्यामुळे वापरकर्ता (यूजर) जेव्हा टॅलीमध्ये माहितीची नोंद (डाटा एंट्री) करीत असतो तेव्हा त्याला अकाउंटचा कोड नंबर लक्षात ठेवावा लागत नाही, तर ज्या नावाने ते अकाउंट व्यवहारात ओळखले जाते त्याच नावाने व्हाउचरची नोंद करता येते. उदाहरणार्थ, डीलक्स एंटरप्रायजेस या ग्राहकाच्या बिलाची एंट्री करण्यासाठी अकाउंटंटला त्या पार्टीचा अकाउंट नंबर माहिती असण्याची गरज नसते, कारण डीलक्स एंटरप्रायजेस याच नावाने टॅलीमधील कस्टमर लेजरमध्ये त्या ग्राहकाचे खाते उघडलेले असते. नुसती डाटा एंट्रीच नाही तर कुठल्याही लेजर अकाउंटसंबंधी लेजर आणि इतर अहवाल मिळविण्यासाठीसुद्धा त्या अकाउंटच्या प्रचलित नावाचाच वापर होतो. या एका सुविधेमुळे टॅलीमध्ये नोंदी करणे आणि अहवाल मिळविणे फार सोपे होते आणि त्यामुळेच टॅली प्रचंड लोकप्रिय अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर बनले आहे.

 

 

डाटा सुरक्षिततेच्या आणि प्रायव्हसीच्या दृष्टीने विचार केला असता टॅलीमध्ये प्रत्येक स्तराच्या (लेव्हल) वापरकर्त्यांना टॅलीमधील कोणते पर्याय (मेन्यू) वापरता येऊ शकतात हे आधीच ठरविता येते. उदाहरणार्थ, माहितीची नोंद करणाऱ्या अकाउंट असिस्टंटला फक्त व्हाउचर एंट्रीचाच पर्याय सॉफ्टवेअरमध्ये उपलब्ध करून दिलेला असू शकतो, तर त्याच्या पर्यवेक्षकाला व्हाउचरमध्ये बदल करण्याचा तसेच व्हाउचर अहवाल पाहण्याचा अधिकार म्हणजेच व्ह्यू अॅक्सेस दिला जाऊ शकतो. वापरकर्त्यांच्या संस्थात्मक अधिकारांच्या (ऑर्गनायझेशनल हायरार्की) शिडीवर जसे वरवर जाऊ तसे अधिकाधिक अधिकार वापरकर्त्यांना मिळू शकतात. उदाहरणार्थ, सर्वात वरच्या स्तरावर असणाऱ्या व्यक्ती म्हणजे धंद्याचा मालक, सॉफ्टवेअरचा अॅडमिन (प्रशासक) आणि ऑडिटर यांना टॅलीमधील सर्व पर्याय वापरण्याचा अधिकार दिला जाऊ शकतो. वापर करण्यासंबंधी अधिकारांचे हे सर्व स्तर युझर ID आणि पासवर्डच्या माध्यमातून नियंत्रित केल्या जातात.

 

 

धंद्यामध्ये टॅलीची सुरुवात करण्याची अर्थात तांत्रिक परिभाषेत टॅली 'इन्स्टॉल' करावयाची पहिली पायरी म्हणजे टॅलीमध्ये 'कंपनी' तयार करणे होय. व्यवहारात कंपनी शब्दाचा अर्थ

प्रा. लि. किंवा पब्लिक लिमिटेड कंपनी असा जरी होत असला, तरी टॅलीमध्ये कंपनी ही संकल्पना ज्या संगणकावर किंवा सर्व्हरवर अकाउंटिंग डाटा ठेवला जाणार आहे, तेथील हार्डडिस्कच्या ज्या विशिष्ट कप्प्यामध्ये धंद्यासंबंधातील कोणत्याही विशिष्ट युनिटच्या अकाउंटिंग नोंदी (डाटा) असणार आहेत, त्या कप्प्याचे नाव अर्थात वापरकर्त्याने त्या कप्प्याला दिलेली ओळख या मर्यादित अर्थाने वापरली जाते. म्हणजेच टॅलीमध्ये कंपनी ही संकल्पना 'लीगल एंटीटी' या अर्थाने वापरली जात नाही तर वापरकर्त्याने अकाउंटिंग नोंदी ठेवण्यासाठी म्हणून धंद्याचे जे विविध भाग अर्थात युनिट केलेले असू शकतात, त्या प्रत्येक भागाला दिलेले नाव या अर्थाने वापरण्यात येते. यामुळे धंद्याचे कायदेशीर स्वरूप जरी प्रोप्रायटरशिप किंवा पार्टनरशिप म्हणून असले तरी त्या धंद्याच्या टॅलीमधील नोंदीमध्ये अनेक कंपन्या तयार केलेल्या असू शकतात. अशा प्रत्येक कंपनीसाठी अकाउंटिंगच्या नोंदी वेगवेगळ्या ठेवलेल्या असू शकतात. धंद्याशी संबंधित आर्थिक माहिती योग्य प्रकारे मिळावी या उद्देशाने ज्या कोणत्याही एका केंद्रकाभोवती (न्यूक्लिअस) हार्डडिस्कमध्ये अकाउंटिंग नोंदी गोळा केल्या जातात, त्या केंद्रकाला टॅलीच्या परिभाषेत कंपनी असे म्हटले जाते.

 

आता अकाउंटिंग नोंदीमध्ये धंद्याचे किती आणि कसे कप्पे करायचे हा संपूर्णपणे वापरकर्त्याने घेतलेला निर्णय असतो आणि धंद्याच्या गरजेनुसार तो वेळोवेळी बदलताही येतो. म्हणजेच आधी तयार केलेल्या कंपन्या 'मर्ज' अर्थात एकत्रित करता येतात आणि त्याप्रकारे टॅलीमध्ये नव्याने तयार केलेल्या एका कंपनीमध्ये आधी वेगळ्या असलेल्या कंपन्यांच्या नोंदी एकत्र करता येतात. तसेच आधी एकत्र असलेल्या कंपनीच्या अकाउंटिंग नोंदी नवीन वेगळ्या टॅली कंपन्या तयार करून त्यांच्यामध्ये विभाजित करता येतात. अगदी छोटा धंदा असेल, तर संपूर्ण धंद्यासाठी आणि सर्व आर्थिक वर्षांसाठी टॅलीमध्ये एकच कंपनी ठेवण्याचा निर्णयसुद्धा वापरकर्ता घेऊ शकतो आणि अशावेळी धंद्याचे नाव हेच टॅलीमधील कंपनीचे नाव असू शकते. त्याचप्रमाणे संपूर्ण धंद्यासाठीच्या परंतु प्रत्येक आर्थिक वर्षासाठी स्वतंत्र नोंद असणाऱ्या अनेक कंपन्या ठेवण्याचा निर्णयसुद्धा वापरकर्ता घेऊ शकतो. एकाच धंद्यांच्या प्रत्येक डिव्हिजनसाठी सर्व आर्थिक वर्षांसाठी एक कंपनी किंवा प्रत्येक वर्षाप्रमाणे वेगवेगळ्या कंपन्या असू शकतात. थोडक्यात म्हणजे धंद्यासंबंधी अकाउंटिंगचे अहवाल कशा पद्धतीने मिळणे फायद्याचे आहे हे लक्षात घेऊन अकाउंटिंग नोंदीचे ज्या विविध कप्प्यांमध्ये वर्गीकरण केले जाते ते कप्पे म्हणजे टॅलीमधील कंपन्या असतात.

 

एकाच उद्योजकाच्या मालकीच्या किंवा व्यवस्थापनाखाली असलेल्या उद्योग व्यवसायाच्या टॅलीमधील विविध कंपन्यांचे एकत्रित अहवाल मिळण्याची सुविधासुद्धा टॅलीमध्ये उपलब्ध आहे. म्हणजे डिव्हिजनप्रमाणे टॅलीमध्ये तयार केलेल्या सर्व कंपन्यांचा मिळून, या अशा कंपन्या ज्या लीगल एंटिटीचा भाग आहेत त्या लीगल एंटिटीचा म्हणून एकत्रित अहवाल मिळू शकतो. अर्थात संपूर्ण व्यवसायाचे एकत्रित आर्थिक चित्र एकाच अहवालाच्या स्वरुपात सॉफ्टवेअरमधूनच तयार स्वरुपात उपलब्ध होते. यासाठी एक्सेलमध्ये स्वतंत्र अहवाल बनवित बसावा लागत नाही. म्हणजे धंद्याच्या एकत्रित बॅलन्सशीट आणि नफा आणि तोटा (प्रॉफिट अँड लॉस) अकाउंट टॅलीमधून केव्हाही मिळविता येतो. फक्त त्यासाठी टॅलीमध्ये एक ग्रुप कंपनी उघडावी लागते आणि कंपनीमध्ये बाकीच्या कंपन्यांचे एकत्रीकरण करता येते.

 

आर्थिक वर्ष संपून त्या वर्षाचे अंतिम (फायनल) अकाउंट तयार झाल्यावर आधीच्या आर्थिक वर्षासाठी म्हणून असलेल्या कंपनीच्या अकाउंटिंग नोंदींचे विभाजन (स्प्लिटिंग) करून नवीन कंपनी सॉफ्टवेअरमधूनच तयार करता येते आणि आधीच्या कंपनीतील प्रत्येक लेजर अकाउंटमधील शिल्लक नवीन कंपनीत त्या अकाउंटची सुरुवातीची शिल्लक (ओपनिंग बॅलन्स) म्हणून आपोआप ओढली जाते. अर्थात जोपर्यंत आधीच्या वर्षाचे अकाउंट अंतिम होऊन बॅलन्स शीटवर मालकाच्या आणि ऑडिटरच्या स्वाक्षरी होत नाहीत तोपर्यंत आधीच्या वर्षासाठीच्या कंपनीतच नवीन वर्षाच्या अकाउंटिंग नोंदी केल्या जातात आणि मग वरीलप्रकारे नवीन कंपनी बनविण्यात येते.

 

धंद्याच्या वेगवेगळ्या डिव्हिजनसाठी वेगवेगळ्या कंपन्या जेव्हा टॅलीमध्ये उघडलेल्या असतात तेव्हा इंटर कंपनी व्यवहार सर्व कंपन्यांमध्ये दिसावे, याकरता वेगवेगळ्या कंपन्यांमधील संबंधित डाटा सिंक्रोनाइझ करण्याची सुविधासुद्धा टॅलीमध्ये उपलब्ध आहे. या सुविधेचा लाभ घेऊन डाटा एंट्रीमधील पुनरावृत्ती टाळता येऊ शकते तसेच अधिक अचूक आणि योग्य वेळी (टाइमली) अहवाल मिळविता येतात. हार्डवेअरमध्ये जसे नेटवर्किंग करून अनेक संगणक जोडता येतात त्याचप्रमाणे सिंक्रोनाइझेशन करून टॅलीमध्ये उघडलेल्या कंपन्यांचे नेटवर्किंग करता येऊ शकते.

 

टॅलीमध्ये क्लाउड कम्पुटिंग सुविधा उपलब्ध आहे. सध्याच्या 'वर्क फ्रॉम होम' पद्धतीमध्ये सोयीचे जावे यासाठी किंवा उद्योजकाला बाहेरगावी असताना टॅलीमधील माहितीवर काम करता यावे यासाठीही असा डाटा ऑफिसच्या सर्व्हरवर ठेवण्याऐवजी टॅली क्लाउडवर ठेवला जाऊ शकतो आणि अशावेळी टॅलीमधील सर्व कंपन्या क्लाउडवरून अॅक्सेस करता येऊ शकतात. टॅलीसंबंधी माहितीच्या पुढील भागात आपण टॅलीमधील इतर महत्त्वाच्या संकल्पना आणि कार्यपद्धतींबद्दल चर्चा करणार आहोत.