व्हाउचरचे उपयोग आणि महत्त्व

 

सुरुवातीच्या लेखांमध्ये आपण पाहिले होते की, धंद्यासंबंधित घडलेली कुठलीही आर्थिक घडामोड ज्याला आपण व्यवहार किंवा ट्रान्झॅक्शन असे म्हणतो, त्याची नोंद करणे ही अकाउंटिंगमधील पहिली पायरी असते. आपण हेही पाहिले आहे की, अशी प्राथमिक नोंद जर्नल एंट्री म्हणून विविध रजिस्टरमध्ये केली जाते. ही नोंद करायच्या आधी ज्या व्यवहाराची नोंद करावयाची आहे त्याची सर्व महत्त्वाची माहिती विशिष्ट फॉरमॅटमध्ये कागदावर बनविलेल्या एका डॉक्युमेंटमध्ये लिहिली जाते आणि या अशा डॉक्युमेंटला अकाउंटिंगच्या परिभाषेत 'व्हाउचर' असे संबोधण्यात येते. सध्याच्या डिजिटल काळात कॅश मेमोसारखी कमी रकमेची आणि खूप संख्येने बनणारी डॉक्युमेंट पॉइंट ऑफ सेल्स (POS) मशीनद्वारे टॅलीमध्ये इम्पोर्ट केली जातात आणि मग ती छापली जातात. असे अपवाद वगळता ऑडिट आणि व्यवहारांवरती योग्य नियंत्रण असण्याच्या दृष्टिकोनातून अकाउंट्स खात्यामध्ये आधी डॉक्युमेंट बनविले जाते. त्यावर योग्य त्या अधिकारी वर्गाच्या सह्यांद्वारे मान्यता घेतली जाते आणि मग त्याची हिशेबात नोंद होते. विशिष्ट आर्थिक व्यवहार आणि त्याची अकाउंटमधील नोंद या दोघांमध्ये व्हाउचर हे जणू एखाद्या दुव्याप्रमाणे काम करते. दुसरे म्हणजे व्हाउचर हा अकाउंटंटनी बनविलेला संबंधित व्यवहाराचा कागदोपत्री पुरावा असतो.

 

 

आता हा पुरावा कायदेशीरदृष्ट्या परिपूर्ण व्हावा यासाठी व्हाउचर बनविल्यानंतर त्याला वरिष्ठ अधिकाऱ्यांकडून मान्यता घ्यावी लागते आणि त्याबद्दल व्हाउचरवर त्यांच्या सह्या घेतल्या जातात. सह्या करण्यापूर्वी संबंधित अधिकारी व्हाउचरला पूरक (सपोर्टिंग) म्हणून कोणती कागदपत्रे जोडली आहेत हे तपासतात. व्हाउचर हे कंपनीत बनविलेले म्हणून अंतर्गत डॉक्युमेंट ठरते, तर त्याला जोडलेली पूरक कागदपत्रे सर्वसाधारणपणे एक्स्टर्नल म्हणजे धंद्याबाहेरच्या व्यक्ती आणि संस्थांकडून मिळालेली असणे अपेक्षित असते. उदाहरणार्थ पर्चेस व्हाउचरची पूरक कागदपत्रे म्हणजे पुरवठादाराचे बिल आणि चलन तसेच स्टोअर खात्याकडून अकाउंट्सला मिळालेली गुड्स रिसीट नोटची (GRN) प्रत असते. जागेचे भाडे दिल्याबद्दलचे बँक पेमेंट व्हाउचर असेल, तर मालकाकडून मिळालेली भाडेपावती हे व्हाउचरचे पूरक डॉक्युमेंट असते. कर्मचाऱ्याने दिलेल्या प्रवास बिलाचे पेमेंट करताना जे कॅश व्हाउचर बनविले जाते त्याला पूरक हॉटेलची बिले, प्रवासाची तिकिटे अशा प्रकारची कागदपत्रे जोडलेली असतात. आता सपोर्टिंग संदर्भात टॅलीमध्ये जी एक अतिशय उपयुक्त सोय उपलब्ध आहे त्याविषयी जाणून घेणे खूपच फायद्याचे आहे. बृहत माहितीमधील सेटिंग आणि कस्टमायझेशनचा उपयोग करून या सपोर्टिंगच्या स्कॅन कॉपी आपण टॅलीमधील संबंधित व्हाउचरच्या डेटाशी एखाद्या कॉमेंटप्रमाणे संलग्न करू शकतो. म्हणजे एखाद्या व्हाउचरचे सपोर्टिंग बघायचे असेल तर व्हाउचरची बॉक्स फाईल शोधत बसायची गरज रहात नाही. सध्याच्या या क्लाउड कॉम्पुटिंगच्या आणि वर्क फ्रॉम होमच्या जमान्यात तर ते कित्येकदा शक्यही होऊ शकत नाही. तर सांगायचा मुद्दा हा की अकाउंटिंग व्हाउचर हे टॅली किंवा इतर कुठल्याही सॉफ्टवेअरमध्ये अकाउंटिंगच्या नोंदी करण्यासाठीचे पहिले आणि फार महत्त्वाचे डॉक्युमेंट असते. टॅलीमध्ये म्हणूनच व्हाउचर एंट्री करण्यासाठीचे 'स्क्रीन अँड डेटा'संबंधीची कार्यपद्धती ठरविण्यासाठी विविध प्रकारचे बृहत माहिती पर्याय निवडण्याची सोय आहे.

 

 

उद्योजकाने आणि त्याच्या अकाउंटंटने हे समजून घेणे महत्त्वाचे आहे की, व्हाउचर एंट्री हे काम अकाउंट्स डिपार्टमेंटमध्ये रोज केले जाणारे काम आहे. अकाउंट्स डिपार्टमेंटमध्ये जेवढे मनुष्य तास (मॅन अवर्स) उपलब्ध असतात त्यापैकी निम्म्याहून अधिक तास या कामावर खर्च होतात. तसेच अकाउंटिंगचे कौशल्य आणि ऑडिट नियमांचा जास्तीतजास्त वापर याच कामात होतो. एकदा का व्हाउचर एंट्री बरोबर करून झाली की अकाउंटिंग नियमानुसार पुढील प्रक्रिया टॅलीमध्येच होते आणि हवे तसे तयार अहवाल अगदी रियल टाइम बेसिसवर मिळतात. आता हे लक्षात घेतले पाहिजे की, व्हाउचर एंट्रीचे काम अकाउंट्स डिपार्टमेंटमध्ये ज्या पद्धतीने केले जाते ती पद्धत, टॅलीमधील संबंधित बृहत माहितीची रचना कशा रीतीने केलेली आहे त्यावर अवलंबून आहे. अर्थात ही रचना धंद्यासंबंधित आर्थिक माहिती वेळेवर आणि अचूक पद्धतीने मिळावी यासाठी आवश्यक ती सर्व डेटा एंट्री करण्याच्या दृष्टीने सक्षम असणे गरजेचे आहे.

 

 

व्हाउचरसंबंधी बृहत माहितीमध्ये प्रथम हे ठरवावे लागते की, व्हाउचरचे कुठले प्रकार धंद्यामध्ये वापरावे लागतील आणि व्हाउचरच्या प्रत्येक प्रकारासाठी डेटा एंट्री स्क्रीन कसे दिसायला हवे आहेत. टॅली ERP मध्ये व्हाउचरचे एकूण 28 प्रकार आधीच तयार केलेले असतात. उदाहरणार्थ पेमेंट, रिसीट, सेल्स, पर्चेस, जर्नल, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट, स्टॉक जर्नल, डिलिव्हरी नोट, कॉन्ट्रा इत्यादी. या मुख्य प्रकाराशी संलग्न असलेले आणखी अनेक प्रकार वापरकर्ता तयार करू शकतो. उदाहरणार्थ, सेल्स या व्हाउचर प्रकारामध्ये कॅश सेल्स आणि क्रेडिट सेल्स असे दोन प्रकार तयार करता येऊ शकतात. एखाद्या प्रकारचे व्हाउचर घेतले की व्हाउचरचे अनुक्रमांक सॉफ्टवेअरमधून तयार करायचे की व्हाउचरच्या कागदावर जो क्रमांक अकाउंट्स डिपार्टमेंटने टाकला असेल त्या क्रमांकाने व्हाउचरची एंट्री करता येईल ते बृहत माहितीमध्ये फीड करावे लागते. ऑडिटच्या दृष्टिकोनातून कागदावरील पूर्वक्रमांकित तयार व्हाउचर असणे खूप चांगले असते कारण की मध्येच एखादे व्हाउचर घुसवून किंवा फीड केलेले व्हाउचर डिलीट करून हिशोबात फेरफार करण्याची शक्यता खूपच कमी होते. व्हाउचर कॉन्फिगरेशन मेनू वापरून प्रत्येक प्रकारासाठीचे डेटा एंट्री स्क्रीन कसे दिसायला हवेत हेही ठरविता येते. बँक पेमेंट व्हाउचरशी चेक प्रिंटिंगचा पर्याय संलग्न करता येतो म्हणजे पेमेंट व्हाउचर फीड केल्याशिवाय चेक मुळीच निघत नाही. टॅली मास्टरमधल्या या एका सेटिंगमुळे, चेक पार्टीला दिला पण हिशोबात घेतला नाही असे कधी होऊ शकत नाही. रिटेल व्यवसायांमध्ये जिथे POS मशीनद्वारे विक्री होते तिथे अशा मशीनचा आउटपुट टॅलीमध्ये इम्पोर्ट करण्याचे सेटिंग आणि इतर कस्टमायझेशन करता येते. यामुळे डेटा एंट्रीचा वेळ तर वाचतोच याशिवाय रियल टाइम बेसिसवर अकाउंटिंग आणि स्टॉक एंट्रीसुद्धा आपोआप होऊन जातात. मास्टर सेटिंगद्वारा वेगवेगळ्या प्राइस लिस्ट जसे की, होलसेल, रिटेल या स्टॉक आणि इन्व्हॉइसिंग मेनूशी संलग्न करून त्याप्रमाणे विशिष्ट दराने बिले बनविता येतात.

 

 

व्हाउचरच्या प्रकाराप्रमाणे व्हाउचरमधील पहिल्या अकाउंटिंग परिणामासाठीचे डेबिट किंवा क्रेडिट हे डेटा एंट्री स्क्रीनमध्ये आपोआप ठरविले जाते आणि वापरकर्ता त्यानंतर राहिलेले लेजर अकाउंट्स निवडून त्यांना किती रकमेचे डेबिट किंवा क्रेडिट द्यायचे हे फीड करू शकतो. व्हाउचर एंट्री करून झाली असे वापरकर्त्याने टॅलीमध्ये फीड केले की, व्हाउचरमधील डेबिट आणि क्रेडिट परिणामांची बेरीज टॅलीमध्ये केली जाते आणि बेरीज जर एकसारखी असेल, तरच ते व्हाउचर अकाउंटिंग डेटामध्ये समाविष्ट केले जाते. म्हणजेच व्हाउचर एंट्रीच्या पायरीवरच डेबिट आणि क्रेडिट सारखे आहेत याची खात्री केलेली असल्यामुळे टॅलीमधील ट्रायल बॅलन्स आणि त्यावर आधारित बॅलन्स शीट यामध्ये कायम ताळा जमलेलाच असतो. व्हाउचर एंट्री टॅलीमध्ये फीड झाली की संबंधित लेजर अकाउंटमध्ये सॉफ्टवेअरमधूनच पोस्टिंग लगेच आणि आपोआपच होते. त्यामुळे ज्या तारखेपर्यंत किंवा अगदी ज्या क्षणापर्यंत झालेल्या आर्थिक व्यवहारांची नोंद टॅलीमध्ये करून झाली असेल तिथपर्यंतचे बॅलन्स शीट, नफा तोटा पत्रक आणि इतर अहवाल टॅलीमधून व्हाउचर एंट्रीनंतर लगेच मिळू शकतात.

 

 

टॅलीमधील बृहत माहितीविषयक महत्त्वाची माहिती आपण आतापर्यंत करून घेतली. एखाद्या लाकूडतोड्यासाठी लाकूड कापण्याच्या बरोबरीने मधूनमधून करवतीला धार लावत रहाणे जेवढे आवश्यक आहे अगदी तसेच उद्योजक आणि अकाउंटंट यांनी टॅलीमधील बृहत माहिती वेळोवेळी तपासून त्यात धंद्याच्या बदललेल्या गरजांनुसार काही बदल करणे आवश्यक आहे का हे पाहणे गरजेचे आहे.

 

 

यापुढील लेखात आपण टॅलीमधून मिळणारे सर्वात महत्त्वाचे रिपोर्ट म्हणजे बॅलन्स शीट आणि नफा तोटा पत्रक कसे असतात याविषयी जाणून घेऊ, तसेच टॅलीमधून इतर कुठले अहवाल मिळतात आणि आपल्याला हवी तशी आणि हवी तेव्हा, हवी तीच माहिती या अहवालामधून कशाप्रकारे मिळविता येईल याविषयीही जाणून घेऊ.