जुलै 21 अंकातील लेखात आपण बॅलन्स शीट आणि नफा तोटा पत्रकाबद्दल प्राथमिक स्वरुपाची माहिती घेतली. तसेच आपण हेही समजून घेतले की, विशिष्ट तारखेला अकाउंट्सप्रमाणे लेजरमध्ये जे बॅलन्स असतात, ते सर्व एका ठिकाणी दाखविणारे बॅलन्स शीट हा एक परिपूर्ण अहवाल आहे.
ज्या तारखेचा बॅलन्स शीट बनविलेला असेल त्या तारखेला लेजरमधील रियल आणि पर्सनल वर्गातील सर्व अकाउंट्सचे जे बॅलन्स असतील, ते बॅलन्स शीटमध्ये जसेच्या तसे दाखविले जातात. लेजरमधील उरलेल्या सर्व नॉमिनल अकाउंट्समध्ये त्या तारखेला जे बॅलन्स असतात, ते नफा आणि तोटा (प्रॉफिट अँड लॉस) अकाउंटमध्ये घेतले जातात. नंतर नफा आणि तोटा अकाउंटचा जो बॅलन्स राहतो, जो की नफा किंवा तोटा असतो, तो बॅलन्स शीटमध्ये मालकांच्या अकाउंटच्या बॅलन्समध्ये वर्ग केला जातो. अशाप्रकारे बॅलन्स शीटमध्ये सर्व लेजर अकाउंट्सचे बॅलन्स त्यांच्या त्यांच्या डेबिट आणि क्रेडिट बाजू विचारात घेऊन मालमत्ता आणि देणी या बाजूंमध्ये मांडल्या जातात. प्रत्येक व्हाउचरमधील डेबिट आणि क्रेडिट परिणामांची बेरीज सारखीच असेल, तर अशा सर्व व्हाउचरचे लेजर पोस्टिंग केल्यानंतर ज्या अकाउंटमध्ये डेबिट बॅलन्स आहे, अशा सर्व अकाउंट्समधील डेबिट बॅलन्सची बेरीज ज्या अकाउंट्समध्ये क्रेडिट बॅलन्स आहे अशा सर्व अकाउंट्समधील क्रेडिट बॅलन्सच्या बेरजेएवढीच असते. असे सर्व एकूण बेरीज सारखीच असलेले लेजर बॅलन्स, जेव्हा त्यांच्या त्यांच्या डेबिट किंवा क्रेडिट बाजूप्रमाणे मालमत्ता किंवा देणी या वर्गवारीप्रमाणे बॅलन्स शीटमध्ये दाखविले जातात, तेव्हा बॅलन्स शीटमधील मालमत्ता आणि देणी यांच्या बेरजाही सारख्याच येतात आणि ताळा जमलेला राहतो.
लेजरमध्ये असलेल्या कुठल्याही अकाउंटमध्ये विशिष्ट तारखेला किती शिल्लक आहे आणि ती शिल्लक कोणत्या बाजूची म्हणजे डेबिट आहे का क्रेडिट हे समजून घेता येते. जर डेबिट बाजूची बेरीज क्रेडिट बाजूच्या बेरजेपेक्षा जास्त असेल तर त्या तारखेला त्या अकाउंटमध्ये डेबिट बॅलन्स आहे असे समजण्यात येते आणि त्याच्या उलट जर क्रेडिट बाजूची बेरीज डेबिट बाजूच्या बेरजेपेक्षा जास्त असेल, तर त्या तारखेला त्या अकाउंटमध्ये क्रेडिट बॅलन्स आहे असे समजण्यात येते. आपण पाहिले आहे की कुठल्याही अकाउंटचा बॅलन्स अर्थात शिल्लक डेबिट आहे की क्रेडिट हे काढण्याची ही जी प्रक्रिया केली जाते, त्याला अकाउंटिंगच्या परिभाषेत 'बॅलन्सिंग ऑफ अकाउंट््स' असे संबोधण्यात येते. एखाद्या अकाउंटमध्ये डेबिट आणि क्रेडिट बाजूंची बेरीज जर सारखीच असेल तर साहजिकच त्या अकाउंटमध्ये शिल्लक रक्कम शून्य असेल आणि असे अकाउंट त्या तारखेला हिशेबाच्या दृष्टीने पूर्ण झाले असे मानता येते आणि मग त्याचा अधिक विचार करण्याची फारशी गरज उरत नाही.
जेव्हा जेव्हा फायनल अकाउंट्स बनविली जातात, तेव्हा त्या तारखेला प्रत्येक लेजर अकाउंटमधील त्या तारखेची शेवटची शिल्लक आणि तिची बाजू या गोष्टींची नोंद ट्रायल बॅलन्स नावाच्या एका अहवालात केली जाते. ट्रायल बॅलन्समध्ये ज्या लेजर अकाउंट्समध्ये बॅलन्स आहे ती सर्व अकाउंट्स घेतली जातात आणि प्रत्येक लेजर अकाउंटच्या नावापुढे बॅलन्स ज्या बाजूचा आहे, म्हणजे डेबिट की क्रेडिट बाजूचा आहे, हे पाहून डेबिट किंवा क्रेडिट कॉलममध्ये त्या अकाउंटमधील अखेरची शिल्लक अर्थात क्लोजिंग बॅलन्स लिहिला जातो. वर्षअखेरीस बनविलेल्या फायनल अकाउंट्सचे ऑडिट पूर्ण झाल्यावर त्या आर्थिक वर्षासाठीची लेजर अकाउंट्स बंद केली जातात. या प्रक्रियेला अकाउंट्स क्लोजर असे संबोधण्यात येते.
अकाउंट्स बंद करून ट्रायल बॅलन्स बनवून झाला की मग काम राहते ते ट्रायल बॅलन्समध्ये आलेला प्रत्येक लेजर अकाउंट बघून तो बॅलन्स शीटमध्ये दाखवायचा की नफा तोटा पत्रकात, हे ठरविण्याचे. यासाठी ट्रायल बॅलन्समध्ये समोर असलेले प्रत्येक लेजर अकाउंट, रियल, पर्सनल आणि नॉमिनल या अकाउंटच्या तीन वर्गांपैकी कुठल्या वर्गात मोडते हे बघावे लागते. आपण वर समजून घेतले आहे की रियल आणि पर्सनल वर्गातील सर्व अकाउंट्स बॅलन्स शीटमध्ये दाखविले जातात आणि सर्व नॉमिनल अकाउंट्सची जागा नफा आणि तोटा अकाउंट्समध्ये असते.
आपण पाहिले आहे की, बॅलन्स शीटच्या बाबतीत पहिल्या उभ्या भागात धंद्याची सर्व देणी दाखविली जातात आणि नंतर येणाऱ्या बॅलन्स शीटच्या दुसऱ्या उभ्या भागात धंद्याचे सर्व अॅसेट अर्थात मालमत्ता दाखविल्या जातात. नफा तोटा पत्रकाच्या बाबतीत पहिल्या उभ्या भागात उत्पन्नाचे सर्व स्रोत आणि दुसऱ्या उभ्या भागात खर्चाच्या सर्व बाबी दाखविल्या जातात. आपण हेसुद्धा पाहिले आहे की, रियल आणि पर्सनल वर्गातील सर्व अकाउंट्स बॅलन्स शीटमध्ये दाखविली जातात आणि सर्व नॉमिनल अकाउंट्स नफा आणि तोटा अकाउंट्समध्ये समाविष्ट होतात. या नियमाच्या आधारे ट्रायल बॅलन्समध्ये येणाऱ्या प्रत्येक अकाउंटचे पोस्टिंग बॅलन्स शीट किंवा नफा आणि तोटा अकाउंटमध्ये केले जाते.
विशिष्ट लेजर अकाउंट बॅलन्स शीटमध्ये येईल की नफा आणि तोटा पत्रकामध्ये, हे एकदा ठरविले की पुढचे काम राहते ते म्हणजे त्या अकाउंटची संबंधित पत्रकामधील जागा ठरविण्याचे. ट्रायल बॅलन्समध्ये असणाऱ्या रियल आणि पर्सनल वर्गातील अकाउंट्सचे बॅलन्स कुठल्या बाजूचे आहेत हे बघून त्यांची बॅलन्स शीटमधील जागा देण्यांच्यासाठी असलेल्या पहिल्या उभ्या भागात येईल की मालमत्तांच्यासाठी असलेल्या खालच्या उभ्या भागात येईल हे ढोबळमानाने ठरविता येते. या प्रकारच्या एखाद्या अकाउंटमध्ये जर क्रेडिट बॅलन्स असेल तर बहुतेक वेळेला ती रक्कम धंद्याचे देणे असण्याची शक्यता असते आणि याउलट जर डेबिट बॅलन्स असेल तर बहुतेक वेळेला ती रक्कम धंद्याची मालमत्ता असण्याची शक्यता असते. त्याचप्रमाणे ट्रायल बॅलन्समध्ये नॉमिनल वर्गातील अकाउंटमधील बॅलन्स कुठल्या बाजूचे आहेत हे बघून त्यांची नफा आणि तोटा पत्रकामधील जागा उत्पन्नासाठी असलेल्या पहिल्या उभ्या भागात येईल की खर्चासाठी असलेल्या खालच्या उभ्या भागांत येईल हे ढोबळमानाने ठरविता येते. या प्रकारच्या एखाद्या अकाउंटमध्ये जर क्रेडिट बॅलन्स असेल तर बहुतेक वेळेला ती रक्कम धंद्याचे उत्पन्न असण्याची शक्यता असते आणि याउलट जर डेबिट बॅलन्स असेल तर बहुतेक वेळेला ती रक्कम धंद्याच्या खर्चाची बाब असण्याची शक्यता असते. हा ढोबळ नियम वापरून ट्रायल बॅलन्समधील बहुतेक सर्व लेजर बॅलन्स, बॅलन्स शीट आणि प्रॉफिट अँड लॉस अकाउंटमध्ये योग्य त्या भागांत समाविष्ट करता येतात.
एखादे लेजर अकाउंट बॅलन्स शीट किंवा नफा आणि तोटा अकाउंटमधील वरच्या किंवा खालच्या यापैकी कुठल्या भागात येईल हे ठरवून झाल्यावर, त्या विशिष्ट भागाची जी रचना कंपनी कायद्यांतर्गत दिलेल्या स्वरूपाप्रमाणे (फॉरमॅट) असते, त्या रचनेमधील कुठल्या सदराखाली ते अकाउंट दाखवावे लागेल हे ठरवावे लागते. या दोन्ही पत्रकांचे स्वरूप नेमके असते हे समजून घेणे आवश्यक आहे. त्यादृष्टीने, पुढच्या भागात आपण हा कायदेशीर फॉरमॅट समजून घेणार आहोत.
मुकुंद अभ्यंकर चार्टर्ड अकाउंटंट असून, गेल्या 30 वर्षांपासून ते अनेक कंपन्यांसाठी लेखापरीक्षणाचे आणि आर्थिक घडामोडींच्या विश्लेषणाचे काम करीत आहेत.